Las tareas de contacto en la aplicación Command facilitan ver lo que necesitas completar para tu negocio. Estas tareas provienen de SmartPlans o pueden ser tareas creadas manualmente.
Cuando creas una tarea, tienes la capacidad de asociar contactos con la tarea (si asocias varios contactos con la misma tarea, el sistema crea una tarea separada para cada contacto asociado), establecer un nivel de prioridad, una fecha de vencimiento e incluir un hipervínculo.
En Command, ten en cuenta que las tareas personales se mantienen separadas de las tareas del equipo, por lo que es importante ser intencional con la cuenta en la que estás al crear tareas en la aplicación Command. Con las tareas del equipo, cualquier miembro del equipo puede crear tareas y asignarlas a cualquier otro miembro del equipo usando la aplicación Command. La principal diferencia en los niveles de permiso es que solo el Rainmaker y los miembros del equipo con permisos mejorados tienen la capacidad de usar filtros para ver las tareas de otros miembros del equipo.
Para crear tareas de equipo usando la aplicación Command:
1. Inicia sesión en la aplicación Command con tus credenciales de KW.
2. En la parte superior izquierda de la pantalla, toca tu foto de perfil y selecciona tu perfil de equipo.
3. Toca el círculo azul, , en la esquina inferior derecha de la pantalla y selecciona Agregar tarea.
4. Ingresa el Nombre de la tarea. Este campo tiene un límite de 500 caracteres.
5A. Si deseas asociar esta tarea con contactos, haz clic en Agregar/Quitar, en la sección Vinculado a. En la siguiente pantalla, usa la búsqueda para encontrar y seleccionar los contactos a asociar con la tarea. Haz clic en Guardar, en la parte superior derecha de la pantalla cuando hayas seleccionado todos los contactos necesarios.
- Puedes elegir cualquier cantidad de contactos de esta manera. El sistema creará una tarea separada para cada contacto asociado, con los detalles ingresados en el formulario de creación de tareas reflejados en cada tarea.
5B. Si deseas asociar esta tarea con una Oportunidad, toca Agregar/Quitar, en la sección Vinculado a. En la siguiente pantalla, haz clic en la pestaña de Oportunidades, luego usa la búsqueda y el filtro de tipo de pipeline para encontrar y seleccionar la Oportunidad. Toca Guardar.
6. Selecciona el Tipo de tarea (solo para tareas de contacto), luego ingresa una Descripción para la tarea.
- Los tipos de tarea incluyen Llamada, Mensaje de texto y Otro. En la pestaña Tareas, hay filtros que te permiten usar estos tipos para encontrar tareas específicas.
- El campo de descripción tiene un límite de 10,000 caracteres.
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Si no asociaste ningún contacto con la tarea, el campo Tipo de tarea se establecerá por defecto en "Otro" y no será editable. Tareas de llamada y mensaje de texto Las tareas de llamada y mensaje de texto están indicadas con un botón de Llamada o Mensaje de texto, junto a la fecha/hora de vencimiento. Si tocas el botón de Llamada o Mensaje de texto, verás opciones para hacer la llamada (usando tu dispositivo) o enviar un mensaje de texto (usando tu dispositivo o Twilio, si Twilio está configurado). La gran diferencia entre una tarea regular y una tarea de llamada/mensaje de texto ocurre cuando marcas la tarea como completada. Al marcar una tarea de llamada como completada, el sistema mostrará un modal (consulta la sección Marcar como completada en el artículo Gestionar tareas del equipo) que te permite ingresar notas sobre la llamada/mensaje de texto, y el sistema registrará automáticamente la llamada/mensaje de texto como una actividad en el registro del contacto asociado. |
7. En el campo Hipervínculo, ingresa cualquier enlace a páginas web que necesites para esta tarea, y en el campo Prioridad, selecciona un nivel de prioridad (Alta, Media, Baja o Ninguna) para la tarea.
- Agregar hipervínculos es útil si hay una página web que quieres compartir con un contacto durante una llamada, o si estás configurando una tarea interna y deseas enlazar el recurso que necesitas.
- El nivel de prioridad es una forma de organizar tus tareas, permitiéndote usar filtros para ver qué es más importante en el momento.
8. Justo encima del campo Fecha de vencimiento, usa la opción Tarea de todo el día para decidir si deseas establecer una hora de vencimiento para esta tarea. Luego, haz clic en el campo Fecha de vencimiento y selecciona la fecha en la que la tarea debe completarse.
- Si marcas la opción Tarea de todo el día, la hora de vencimiento se establecerá por defecto a las 11:59 p.m. en la fecha de vencimiento. Puedes saltar al paso 10 desde aquí.
- Si no marcas la opción Tarea de todo el día, podrás seleccionar una hora de vencimiento específica para la tarea en el siguiente paso.
9. Si no marcas la opción Tarea de todo el día, aparecerá una segunda pantalla para seleccionar una Hora de vencimiento. Hay dos formas de establecer esto, consulta los puntos a continuación y haz clic en Ok en la esquina inferior derecha del pop-up cuando hayas seleccionado la hora correcta.
- En la esquina inferior izquierda del pop-up, puedes hacer clic en los iconos de reloj o teclado para alternar entre las dos opciones disponibles.
- De forma predeterminada, aparecerá un selector de reloj. Esto te permitirá rotar el selector para seleccionar primero la hora y luego los minutos. Puedes hacer clic en la hora o los minutos en la parte superior del pop-up para alternar entre los dos. También puedes seleccionar AM o PM en la parte superior del pop-up para especificar la opción deseada.
- Si utilizas el selector de teclado, ingresa la hora y los minutos de la hora de vencimiento y luego selecciona AM o PM.
10. En el campo Repetir, elige si deseas que esta tarea se repita utilizando las siguientes opciones:
- Diario - la tarea se repetirá todos los días
- Semanal - la tarea se repetirá semanalmente, en el mismo día de la semana en que la creaste (Semanal los martes)
- Mensual - la tarea se repetirá mensualmente, en el mismo día del mes en que la creaste (Mensual el tercer martes)
- Anual - la tarea se repetirá una vez al año, en la misma fecha en que la creaste (Anual el 7 de octubre)
- Personalizado - esta opción te permite establecer la repetición según el tipo (día, semana, mes, año), el día de repetición y una configuración de finalización personalizada (nunca, fecha específica, número de ocurrencias)
11. De forma predeterminada, la tarea se asignará a ti. Sin embargo, los miembros del equipo pueden asignársela a sí mismos o a otros miembros.
Haz clic en Editar, junto al campo Asignado a, selecciona los miembros del equipo que deseas asignar a la tarea y luego haz clic en Guardar en la parte superior derecha de la página.
- Puedes asignar la tarea a cualquier miembro de tu equipo o incluso a varios (o a todos).
12. Si se agregan varios miembros del equipo, aparecerá la sección de Finalización de Tarea. Selecciona una de estas dos opciones:
- Cualquier asignado puede completarla - solo se creará una tarea que podrá ser completada por cualquiera de los miembros asignados.
- Todos los asignados deben completarla - se creará una tarea separada para cada miembro del equipo asignado, y cada uno deberá completarla.
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13. Una vez que estés listo, haz clic en Guardar en la parte superior derecha de la pantalla.
Ahora que has creado la(s) tarea(s), aprende cómo gestionar las tareas de tu equipo en la aplicación Command.