Crea tareas en Command

Las Tareas en Command facilitan ver lo que necesitas completar para tu negocio. Estas tareas provienen de SmartPlans, listas de verificación de Oportunidades o pueden ser tareas que ingresas manualmente en el sistema. Al crear una tarea manualmente, tienes 3 opciones:

• Tareas de Contacto - puedes asociar esta tarea con hasta 50 contactos. El sistema creará una tarea separada con los detalles ingresados en el formulario de Crear Tarea (y extraerá información relevante del contacto) para cada contacto asociado de esta manera.
  • • Al elegir crear una tarea de contacto, tienes la opción de seleccionar el Tipo de Tarea como Llamada o Mensaje de Texto. La gran diferencia entre una tarea regular y una tarea de Llamada/Mensaje de Texto ocurre cuando la marcas como completada. Al hacerlo, el sistema mostrará un modal (más información sobre gestión de tareas en Command) que permite ingresar notas sobre la llamada, y el sistema registrará automáticamente la llamada como una actividad en el Registro de Contacto asociado.
• Tareas de Oportunidad - puedes asociar esta tarea con una Oportunidad específica. Una vez seleccionada, puedes elegir la Fase y Etapa de la Oportunidad en la que agregar la tarea, ya sea en la etapa actual o en una futura.
• Tareas No Vinculadas - puedes crear una tarea general que no esté asociada a ningún contacto u Oportunidad.

Al crear tareas, puedes agregar una descripción, incluir un enlace (a un sitio web o recurso externo), establecer un nivel de prioridad y definir una fecha de vencimiento.

Para crear tareas en Command:

1. Inicia sesión en  https://agent.kw.com con tus credenciales de Keller Williams.

2. Haz clic en el ícono de Tareas, , en la barra lateral izquierda.

3. Haz clic en Crear Nueva Tarea, en la parte superior derecha de la página.

4. En la parte superior del formulario, ingresa el Nombre de la Tarea (límite de 500 caracteres).

5. En la sección Vinculado a, tienes la opción de vincular la tarea con hasta 50 contactos o con una Oportunidad, aunque también puedes optar por no vincularla:

• Si eliges no vincularla, se convertirá en una tarea no vinculada o general. Simplemente omite esta sección y continúa con el paso 8 a continuación.

• Si deseas asociar esta tarea con algún contacto, haz clic en Vincular contactos. El sistema creará una tarea separada con los detalles ingresados en el formulario de Crear tarea (y extraerá información importante del contacto) para cada contacto asociado de esta manera.

• Si deseas asociar esta tarea con una Oportunidad, haz clic en Vincular oportunidades. Esto también agregará la tarea a la lista de verificación de Oportunidad, por lo que podrás encontrarla como un elemento de la lista en ese módulo también. Al hacer esta selección, no solo podrás seleccionar la Oportunidad con la que asociarla, sino también en qué Fase/Etapa de la Oportunidad agregar la tarea y si designarla para Actualizaciones del cliente (si las Actualizaciones del cliente están activadas para esa Oportunidad en particular).

6A. Vincular contactos - una vez que hagas clic para vincular contactos, aparecerá un modal donde puedes buscar y seleccionar hasta 50 contactos. Haz clic en Vincular cuando termines de seleccionar los contactos.

• Mientras seleccionas contactos en el modal, no hay un indicador visual de a quiénes has seleccionado, ya que utilizas la búsqueda y haces selecciones por separado. Una vez que hagas clic en Vincular, podrás ver la lista completa de contactos seleccionados, donde puedes eliminar contactos y/o hacer clic para agregar más.

6B. Vincular oportunidad - una vez que hagas clic para vincular a una Oportunidad, primero aparecerá un campo de búsqueda para seleccionar el tipo de Oportunidad, luego puedes usar la búsqueda para encontrar la Oportunidad específica. Una vez seleccionada la Oportunidad, tendrás opciones para elegir en qué Fase/Etapa de la Oportunidad agregar la tarea, para la lista de verificación de la Oportunidad, y si deseas incluirla en Actualizaciones del Cliente.

7. Si vinculaste la tarea a contactos, también tienes la opción de elegir un Tipo de Tarea. Selecciona entre Llamada, Mensaje de texto o Otro.

• La gran diferencia entre una tarea "Otro" y una tarea de Llamada/Mensaje de texto ocurre cuando marcas la tarea como completada. Cuando marcas una tarea de Llamada/Mensaje de texto como completada, el sistema mostrará un modal (aprende más sobre gestionar tareas en Command) que te permitirá ingresar notas sobre la llamada/mensaje de texto, y el sistema registrará automáticamente la llamada como una actividad en el Registro de Contacto del contacto asociado.

8. Luego tienes la opción de ingresar una Descripción de la tarea (límite de 6000 caracteres) y un Hipervínculo.

• El campo de hipervínculo es útil si hay una página web que deseas mencionar a un contacto en una llamada telefónica, o si estás configurando una tarea interna para ti mismo y quieres vincular el recurso necesario mientras completas la tarea.

9. Establece un nivel de prioridad para la tarea, el valor predeterminado es Ninguno. El nivel de prioridad es una forma de organizar tus tareas, permitiéndote usar filtros para ver qué es más importante en el momento.

10. Selecciona una fecha de vencimiento para la tarea. Haz clic en el campo Fecha de vencimiento, usa el widget de calendario para seleccionar la fecha, luego selecciona la hora en la que deseas que venza la tarea.

• Por defecto, las tareas vencen a las 11:59 PM (Todo el día) en la fecha establecida, pero puedes ajustar esto según sea necesario.
• El sistema utiliza la Hora Estándar Central (CST) para calcular cuándo una tarea está vencida, usando la hora establecida en la tarea.

11. En el campo Repetir, elige si deseas que esta tarea se repita usando varias opciones:

• Diariamente: la tarea se repetirá todos los días.
• Semanalmente: la tarea se repetirá semanalmente, en el mismo día de la semana en que la creaste (Semanalmente los martes).
• Mensualmente: la tarea se repetirá mensualmente, en el mismo día del mes en que la creaste (Mensualmente el tercer martes).
• Anualmente: la tarea se repetirá una vez al año, en la misma fecha en que la creaste (Anualmente el 7 de octubre).
• Personalizado: esta opción te da flexibilidad para configurar la repetición según el tipo (día, semana, mes, año), el día de repetición y la capacidad de establecer un ajuste de finalización personalizado (nunca, fecha específica, número de repeticiones).

12. Haz clic en Crear cuando termines.

• Haz clic aquí para aprender cómo gestionar tus tareas.