Crea tareas en Command

Las Tareas en Command facilitan ver lo que necesitas lograr para tu negocio. Estas tareas provienen de SmartPlans, listas de oportunidades, o pueden ser tareas que ingreses manualmente en el sistema. Cuando creas manualmente una tarea, tienes 3 opciones:

• Tareas de Contacto - tienes la capacidad de asociar esta tarea con hasta 50 contactos. El sistema creará una tarea separada, con los detalles ingresados en el formulario de Crear Tarea (y traerá detalles importantes del contacto), para cada contacto asociado de esta manera.
  • • Cuando eliges crear una tarea de contacto, entonces tienes la opción de elegir el Tipo de Tarea de Llamada o Mensaje de Texto. La gran diferencia entre una tarea regular y una tarea de Llamada/Mensaje de Texto ocurre cuando marcas la tarea como completada. Cuando marcas una tarea de Llamada/Mensaje de Texto como completada, el sistema mostrará un modal (aprende más sobre gestionar tareas en Command) que te permite ingresar notas sobre la llamada, y el sistema registrará automáticamente la llamada como una actividad en el Registro de Contacto asociado.
• Tareas de Oportunidad - tienes la capacidad de asociar esta tarea con una Oportunidad específica. Una vez que elijas la Oportunidad para asociarla, puedes seleccionar la Fase y Etapa de la Oportunidad para agregar la tarea, ya sea que desees agregar la tarea para la Etapa en la que se encuentra actualmente, o una etapa futura.
• Tareas No Vinculadas - tienes la capacidad de crear una tarea general que no está asociada con ningún contacto u Oportunidades.

Al crear la(s) tarea(s), tienes la capacidad de agregar una descripción, incluir un hipervínculo (enlace a un sitio o recursos web externos), establecer un nivel de prioridad y fijar una fecha de vencimiento.

Para crear tareas en Command:

1. Inicia sesión en  https://agent.kw.com con tus credenciales de inicio de sesión de Keller Williams.

2. Haz clic en el ícono de Tareas, , en la barra lateral izquierda.

3. Haz clic en Crear Nueva Tarea, en la parte superior derecha de la página.

4. En la parte superior del formulario, ingresa el Nombre de la Tarea (límite de 500 caracteres).

5. En la sección Vinculado a, tienes la opción de vincular la tarea con hasta 50 contactos, o con una Oportunidad, aunque también puedes optar por no vincularla:

• Si decides no vincularla, se convertirá en una tarea no vinculada o general. Simplemente omite esta sección y continúa con el paso 8 a continuación.

• Si deseas asociar esta tarea con algún contacto, haz clic en Vincular contactos. El sistema creará una tarea separada, con los detalles ingresados en el formulario de Crear tarea (y traerá los detalles importantes de contacto), para cada contacto asociado de esta manera.

• Si deseas asociar esta tarea con una Oportunidad, haz clic en Vincular oportunidades. Esto también poblara la tarea en la lista de verificación de Oportunidades, por lo que podrás encontrarla como un elemento de lista de verificación en esa aplicación también. Al realizar esta selección, no solo podrás seleccionar la Oportunidad para asociar, sino también en qué Fase/Etapa de la Oportunidad agregar la tarea, y si designar esta tarea para Actualizaciones de Cliente (si las Actualizaciones de Cliente están activadas para esa Oportunidad específica).

6A. Vincular contactos - una vez que hagas clic para vincular contactos, aparecerá un modal donde puedes utilizar la búsqueda y seleccionar hasta 50 contactos. Haz clic en Vincular cuando hayas terminado de seleccionar contactos.

• Mientras seleccionas contactos en el modal, no hay un indicador visual de a quién has seleccionado, ya que estás utilizando la búsqueda y haciendo selecciones separadas. Una vez que hagas clic en Vincular, podrás ver la lista completa de contactos seleccionados, donde podrás eliminar contactos y/o hacer clic para vincular más.

6B. Vincular Oportunidad - una vez que hagas clic para vincularte a una Oportunidad, primero aparecerá una búsqueda para que selecciones el tipo de Oportunidad, luego puedes utilizar la búsqueda para encontrar la Oportunidad específica. Una vez seleccionada la Oportunidad, tendrás opciones para elegir en qué Fase/Etapa poblara la tarea, en la lista de verificación de la Oportunidad, y si incluirla en las Actualizaciones de Cliente.

7. Si vinculaste la tarea a contactos, también tienes la opción de elegir un Tipo de Tarea. Elige entre Llamada, Mensaje de texto u Otro.

• La gran diferencia entre una tarea regular y una tarea de Llamada/Mensaje de texto ocurre cuando marcas la tarea como completada. Cuando marcas una tarea de Llamada/Mensaje de texto como completada, el sistema mostrará un modal (más información sobre gestionar tareas en Command) que te permite ingresar notas sobre la llamada, y el sistema registrará automáticamente la llamada como una actividad en el Registro de Contacto asociado.

8. A continuación, tienes la opción de ingresar una Descripción de la tarea (límite de 6000 caracteres) y un Hipervínculo.

• El campo de hipervínculo es útil si hay una página web que deseas compartir con un contacto durante una llamada telefónica, o tal vez estás estableciendo una tarea interna para ti mismo y deseas enlazar al recurso que necesitas mientras completas la tarea.

9. Establece un nivel de prioridad para la tarea, el valor predeterminado es Ninguno. El nivel de prioridad es una forma de organizar tus tareas, donde puedes usar filtros para ver lo que es más importante en ese momento.

10. Selecciona una fecha de vencimiento para la tarea. Haz clic en el campo de Fecha de vencimiento, usa el widget de calendario para seleccionar la fecha, luego elige la hora en la que deseas que la tarea venza.

• De forma predeterminada, las tareas vencen a las 11:59 PM (Todo el día), en la fecha establecida, pero puedes ajustar esto según sea necesario.
• El sistema utiliza la Hora Estándar Central (CST) para calcular cuándo algo está vencido, utilizando la hora establecida en la tarea.

11. En el campo Repetir, elige si deseas que esta tarea se repita utilizando algunas opciones:

• Diariamente - la tarea se repetirá todos los días
• Semanalmente - la tarea se repetirá semanalmente, en el día de la semana en que estás creando esta tarea (Semanalmente los martes)
• Mensualmente - la tarea se repetirá mensualmente, en el día del mes en que estás creando esta tarea (Mensualmente el tercer martes)
• Anualmente - la tarea se repetirá una vez al año, en la fecha exacta en que estás creando esta tarea (Anualmente el 7 de octubre)
• Personalizado - esta opción te brinda flexibilidad para establecer la repetición basada en el tipo de repetición (día, semana, mes, año), día de repetición, y te da la capacidad de establecer una configuración de finalización personalizada (nunca, fecha específica, número de repeticiones)

12. Haz clic en Crear cuando hayas terminado.

• Haz clic aquí para aprender cómo gestionar tus tareas.