Una vez que personalices tus embudos de Oportunidades y crees tus plantillas de lista de tareas, estarás listo para comenzar a utilizar el sistema para dar seguimiento a tus Oportunidades. Mientras trabajas, querrás marcar elementos de la lista de tareas como completados, establecer fechas de vencimiento para ciertas tareas y, tal vez, crear tareas únicas que no apliquen a otras Oportunidades.

Para aprender a administrar tus listas de tareas, sigue los pasos a continuación:

• Agregar/Editar Fechas de Vencimiento
• Asignar/Editar Responsable de la Tarea (Solo para Embudos de Equipos)
• Marcar como Completado
• Agregar/Editar Tareas
• Guardar Cambios
  

Acceso

1. Inicia sesión en http://agent.kw.com con tus credenciales de Keller Williams.

2. Haz clic en el ícono de Oportunidades, ​, en la barra lateral izquierda.

3. Haz clic en la Fase en la que se encuentra la Oportunidad para acceder a las Etapas.

4. Busca la Oportunidad y, en la parte inferior derecha de la Tarjeta de Oportunidad, haz clic en el Botón de Lista de Tareas.

Agregar/Editar Fechas de Vencimiento

1. Al editar la lista de tareas de una Oportunidad específica, puedes editar rápidamente las fechas de vencimiento de cualquier tarea sin necesidad de editarla completamente. Pasa el cursor sobre el campo de Fecha de Vencimiento y verás varias opciones:

• Extender por un número de días - solo verás esta opción si no hay Fechas de Vencimiento Inteligentes configuradas para esta tarea. Selecciona el número de días que deseas extender la fecha de vencimiento.
  • • Si no había una fecha de vencimiento previamente ingresada, se usará la fecha actual como referencia para la extensión.
    • Si ya había una fecha de vencimiento establecida, se tomará esa fecha como referencia para la extensión.
• Fecha en Calendario - usa el widget de calendario para seleccionar la fecha exacta de vencimiento de la tarea.
• En Fecha de Vencimiento Inteligente - al seleccionar esta opción, deberás elegir la Fecha Clave de la Oportunidad en la que se basará la fecha de vencimiento.
• Antes/Después de la Fecha de Vencimiento Inteligente - con esta opción, podrás seleccionar el intervalo de días/semanas/meses, especificar si será antes o después, y seleccionar la Fecha Clave de la Oportunidad en la que se basará.
• Sin Fecha de Vencimiento - esta opción eliminará cualquier fecha de vencimiento agregada.

Fechas de Vencimiento Inteligentes - configura las fechas de vencimiento en función de un número determinado de días/semanas/meses antes o después de una fecha específica que puedes ingresar en la página de Detalles de la Oportunidad, ya sea usando Command en Escritorio o la App de Command (por ejemplo, 5 días antes de la fecha de Inspección de Vivienda o 2 semanas después de la fecha de Cierre).

• Si una tarea de la lista de verificación utiliza una Fecha de Vencimiento Inteligente, verás el icono de Fecha de Vencimiento Inteligente, , junto a la fecha de vencimiento en la lista de verificación. Si pasas el cursor sobre el icono, te mostrará qué fecha de vencimiento está utilizando y qué intervalo está aplicado (en la fecha, 1 día antes, etc.).

2. Además, si tienes tareas que dependen de una Fecha de Vencimiento Inteligente, pero aún no se ha agregado la Fecha Clave, hay una manera fácil de agregarla. Haz clic en los Detalles de la Tarea y verás la opción Agregar Fecha Clave junto al campo de Fecha de Vencimiento. Esto te permitirá seleccionar rápidamente esa Fecha Clave, que determinará la Fecha de Vencimiento Inteligente.

Agregar/Editar Asignado de Tarea (Solo para Flujos de Trabajo en Equipo)

1. Para Oportunidades en el Flujo de Trabajo en Equipo, pasa el cursor sobre el campo de Asignado y haz clic en Asignar, o haz clic en el(los) asignado(s) actual(es) para agregar o eliminar asignados a la tarea. Marca o desmarca la casilla junto a cualquier miembro del equipo para agregarlo o quitarlo como asignado de esa tarea específica.

• Si asignas una tarea de la lista de verificación de la Oportunidad a un miembro del equipo que no está asignado a la Oportunidad (o que no tiene acceso a la Oportunidad), no tendrá acceso a la Oportunidad, pero podrá gestionar la tarea en el Applet de Tareas.
• Puedes asignar cualquier cantidad de miembros del equipo a una tarea. La tarea será compartida entre los asignados, pero solo uno de ellos necesitará marcarla como completada.

Marcar como Completo

1. A la derecha del elemento de la lista de verificación, haz clic en el Icono de Marca de Verificación, , para marcarlo como completo, o haz clic nuevamente para desmarcarlo.

• También puedes ocultar los elementos completados de la lista de verificación activando la opción Ocultar Elementos Completados.

Agregar/Editar Tareas

Al editar y personalizar las etapas de tu Oportunidad, estás configurando las plantillas de lista de verificación que se aplicarán a cada Oportunidad que agregues al sistema (haz clic aquí para aprender cómo personalizar tus Flujos de Oportunidad). Cuando sigas los pasos a continuación y agregues o edites la lista de verificación, estos cambios solo se aplicarán a la Oportunidad con la que estás trabajando y no afectarán la plantilla de la lista de verificación:

1. Haz clic en Crear Tarea, en la parte superior derecha del panel emergente de la lista de verificación, para agregar un nuevo elemento único a la lista de verificación.

2. Ingresa los detalles de la nueva tarea y luego haz clic en Crear, en la parte inferior del modal.

3. Marca o desmarca la casilla de verificación Actualizaciones del Cliente para cada elemento, dependiendo de si deseas que se incluya en el correo de Actualización del Cliente.

Con las Actualizaciones del Cliente, tus clientes recibirán un correo diario, a través de Command Email, que incluirá un informe de los elementos de la lista de verificación de la Oportunidad que has completado ese día.

• Haz clic aquí para obtener más información sobre las Actualizaciones del Cliente.

Verás un interruptor de Actualizaciones del Cliente junto a cada elemento de la lista de verificación. Si el interruptor está activado, cuando marques este elemento como completo en una Oportunidad, se incluirá en el correo de Actualización del Cliente de ese día. Si no se marca ningún elemento como completo, no se enviará ningún correo.

4. Para editar la Fecha de Vencimiento y el Asignado de un elemento de la lista de verificación, pasa el cursor sobre el elemento:

• Aparecerá el botón Establecer Fecha de Vencimiento, donde puedes agregar una fecha de vencimiento para un elemento específico.
• Si estás en una Oportunidad de equipo, aparecerá el botón Asignar, donde puedes seleccionar a alguien de tu equipo para asignarle la tarea. Al hacer esto y establecer una fecha de vencimiento, la tarea se añadirá en el Applet de Tareas, donde la persona asignada recibirá notificaciones sobre su vencimiento.

5. Mientras pasas el cursor sobre el elemento de la lista de verificación, puedes hacer clic en el ícono de tres puntos, , en el extremo derecho de la pantalla, y luego hacer clic en Editar para modificar completamente los detalles de la tarea.

• Una vez que hagas clic en editar, podrás modificar la Fecha de Vencimiento (incluye la funcionalidad de Fecha de Vencimiento Inteligente y Tarea Recurrente).

Guardar Cambios

1. Una vez que realices los cambios necesarios, haz clic en Listo, en la parte inferior derecha del modal. Estos cambios no se guardan en tiempo real.