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Keller Williams se ha asociado con DocuSign para integrar su plataforma de gestión de documentos con Oportunidades en Command. Una Sala de DocuSign es un espacio de trabajo digital seguro, donde podemos almacenar documentos y obtener formularios firmados. Luego podemos llevar esos formularios de forma transparente a Command para fines de cumplimiento. Cada Sala de DocuSign debe crearse desde una Oportunidad en Command, lo que establece una conexión segura y mantiene protegidos nuestros datos. Utiliza los recursos a continuación para aprender cómo navegar tu cuenta de Salas de DocuSign:
Configuración
- Haz clic aquí para aprender cómo crear y Conectar tu cuenta de DocuSign.
Acceso
Para usar DocuSign, primero necesitarás crear la Sala de DocuSign desde una Oportunidad en Command. Una vez que hayas creado la Sala, pasarás por la Oportunidad para acceder a DocuSign, donde podrás gestionar tus documentos.
- Haz clic aquí para aprender cómo crear una Sala de DocuSign para una Oportunidad.
- Haz clic aquí para aprender cómo acceder a la Sala de DocuSign para una Oportunidad.
Navegación
Navegación General de DocuSign
Haz clic en tu foto de perfil para acceder a Configuración de DocuSign. Dentro de Configuración de DocuSign:
- Edita tu perfil o firma
- Haz clic aquí para aprender cómo editar tu firma de DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender cómo cambiar tu dirección de correo electrónico de DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender cómo cambiar tu nombre en DocuSign.
- Actualiza tu contraseña de DocuSign
- Edita tu información de contacto
- Edita tus preferencias de notificación
- Administra integraciones (por ejemplo, conecta tu cuenta de ZipForm Plus a DocuSign)
- Haz clic aquí para aprender cómo vincular tu cuenta de ZipForm y agregar documentos de ZipForm.
- Haz clic aquí para aprender más sobre cómo utilizar la integración de ZipForm Plus dentro de DocuSign.
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Accede a tu lista de Salas de DocuSign, donde puedes buscar y acceder a las Salas dentro de tu cuenta de DocuSign.
- Haz clic aquí para obtener más información sobre la pestaña de Salas.
Accede a tu Bandeja de entrada de DocuSign. La dirección de correo electrónico de tu Bandeja de entrada de DocuSign, que se encuentra en la parte superior izquierda de la Bandeja de entrada, te permite recibir documentos en tu bandeja de entrada. Luego puedes moverlos o copiarlos a cualquier sala, o a tu carpeta Mis Docs.
Tu carpeta Mis Docs es el lugar donde puedes acceder a todos los formularios que has almacenado en tu cuenta de DocuSign. Estos incluyen:
- Bibliotecas de formularios - incluyen formularios provistos por tu Junta, Asociación o MLS. Estos deberían incluir todos los formularios disponibles, no organizados de ninguna manera.
- Grupos de formularios - subconjuntos de formularios, configurados por tu Centro de Mercado, que generalmente están organizados por tipo de transacción.
- Formularios personales - aquí tienes la capacidad de agregar cualquier documento desde tu computadora, Box, Dropbox o Google Drive.
- Haz clic aquí para obtener más información sobre la pestaña de Mis Docs.
Navegación de Salas de DocuSign
Detalles - en esta pestaña, puedes ingresar cualquier detalle de listado o transacción. También puedes configurar los diferentes roles para la Sala etiquetando Vendedor 1, Comprador 1, etc., y agregando su información de contacto. La información y roles que agregues a la página de Detalles de la Sala se completarán automáticamente en tus formularios, cuando crees Sobres para enviar para firmas y completar.
- Haz clic aquí para aprender a actualizar un precio para un listado u oferta en DocuSign.
Documentos - la pestaña de Documentos es donde administrarás todos los formularios y documentos que necesitarás para esta transacción. No solo agregarás documentos a la Sala para comenzar, y donde administrarás tus formularios, sino que también es donde se ubicarán tus formularios firmados, una vez completados.
- Haz clic aquí para aprender cómo agregar documentos a una Sala.
- Haz clic aquí para aprender cómo dividir un PDF en varios documentos.
- Haz clic aquí para aprender cómo agregar documentos a una Sala de DocuSign por correo electrónico.
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Personas - en la pestaña de Personas, puedes ver a todas las personas involucradas en la transacción. También puedes controlar el acceso a formularios y eliminar miembros de la Sala. Además, puedes invitar a personas a la Sala, si necesitan subir un documento específico.
- Haz clic aquí para aprender cómo asegurarte de que tu Rainmaker y los miembros del equipo se agreguen a una Sala de DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender cómo invitar a personas a una Sala.
Sobres - la pestaña de Sobres es donde crearás y administrarás tus Sobres para esta Sala. Los Sobres son lo que usamos para enviar, firmar y completar formularios en DocuSign. Los Sobres consisten en uno o varios documentos, destinatarios que necesitan completar o ver documentos, y un mensaje de correo electrónico que acompañará al Sobre una vez enviado.
- Haz clic aquí para aprender cómo crear un Sobre.
- Haz clic aquí para aprender cómo corregir un Sobre.
- Haz clic aquí para aprender cómo anular o cancelar un Sobre.
Historial - a partir de la creación de la Sala, DocuSign mantendrá un registro de todo lo que se haga en esta Sala, al cual puedes acceder desde la pestaña de Historial. Esto es importante, especialmente si has invitado a varias personas a la Sala y están completando tareas para ti. En esta pestaña, también tienes la capacidad de exportar un Resumen de la Sala y publicar comentarios para otros miembros de la Sala.
Terminología de DocuSign
Sala
Una Sala de DocuSign es donde un agente gestionará los documentos necesarios para esa Oportunidad específica. Cada Oportunidad requiere que se cree una Sala de DocuSign para que las partes involucradas en la transacción puedan firmar todos los documentos necesarios.
- Haz clic aquí para aprender cómo crear una Sala de DocuSign.
Sobre
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Los sobres son lo que usamos para enviar, firmar y completar formularios en DocuSign. Los sobres contienen información importante sobre el destinatario, documentos, campos de documentos y marcas de tiempo para rastrear el progreso de la entrega. También contienen información sobre el remitente, así como información de seguridad y autenticación, entre otros.
- Haz clic aquí para aprender cómo crear y enviar un sobre en DocuSign.
Firma electrónica
DocuSign eSignature es una sección separada de DocuSign que no está conectada con Command. La mayoría de tu trabajo en DocuSign lo harás con DocuSign Rooms. Puedes ir a eSignature para editar tu firma o crear plantillas.
Etiqueta/Campo/Pestaña
Una etiqueta de DocuSign - también llamada Campo o Pestaña - se coloca en el documento(s) en un sobre y es visible para los destinatarios mientras firman documentos electrónicamente. Pueden incluir casillas de texto, casillas de verificación, campos de firma, etc. y se pueden utilizar de muchas maneras. Se pueden usar para indicar a un destinatario dónde se requiere su firma o iniciales, se pueden usar para mostrar datos o información a los destinatarios (fechas, nombres, títulos) y también se pueden usar como campos editables donde los destinatarios pueden agregar información a un documento.
Plantilla
Una plantilla es un sobre preestablecido con documentos específicos, roles de destinatarios preestablecidos y campos. Las plantillas ayudan a agilizar el proceso de envío durante una transacción cuando envías frecuentemente los mismos o documentos similares. Por ejemplo, si te encuentras teniendo que reemplazar repetidamente campos de DocuSign en un documento, en lugar de eso puedes crear una plantilla para ahorrar tiempo.
- Haz clic aquí para aprender cómo crear una plantilla en DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender cómo editar plantillas compartidas por tu Market Center.