Keller Williams se ha asociado con DocuSign para integrar su plataforma de gestión de documentos con las Oportunidades en Command. Una Sala de DocuSign es un espacio de trabajo digital y seguro donde podemos almacenar documentos y firmar formularios. Luego, podemos transferir esos formularios a Command de manera fluida para fines de cumplimiento. Cada Sala de DocuSign debe crearse desde una Oportunidad en Command, lo que establece una conexión segura y protege nuestros datos. Usa los recursos a continuación para aprender a navegar por tu cuenta de DocuSign Rooms:
Configuración
- Haz clic aquí para aprender a crear y conectar tu cuenta de DocuSign.
Acceso
Para usar DocuSign, primero deberás crear la Sala de DocuSign desde una Oportunidad en Command. Una vez que hayas creado la Sala, deberás ingresar a través de la Oportunidad para acceder a DocuSign y gestionar tus documentos.
- Haz clic aquí para aprender a crear una Sala de DocuSign para una Oportunidad.
- Haz clic aquí para aprender a acceder a la Sala de DocuSign para una Oportunidad.
Navegación
Navegación general en DocuSign
Haz clic en tu foto de perfil para acceder a Configuración de DocuSign. Dentro de Configuración de DocuSign:
- Edita tu perfil o firma
- Haz clic aquí para aprender a editar tu firma en DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender a cambiar tu dirección de correo electrónico en DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender a cambiar tu nombre en DocuSign.
- Actualiza tu contraseña de DocuSign
- Edita tu información de contacto
- Edita tus preferencias de notificación
- Gestiona integraciones (por ejemplo, conecta tu cuenta de ZipForm Plus con DocuSign)
- Haz clic aquí para aprender a vincular tu cuenta de ZipForm y agregar documentos de ZipForm.
- Haz clic aquí para aprender más sobre cómo utilizar la integración de ZipForm Plus dentro de DocuSign.
Accede a tu lista de Salas de DocuSign, donde puedes buscar y acceder a las Salas dentro de tu cuenta de DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender más sobre la pestaña Salas.
Accede a tu Bandeja de entrada de DocuSign. La dirección de correo electrónico de tu bandeja de entrada de DocuSign, que se encuentra en la parte superior izquierda de la bandeja de entrada, te permite recibir documentos. Luego, puedes moverlos o copiarlos a cualquier sala o a tu carpeta Mis documentos.
Tu carpeta Mis documentos es el lugar donde puedes acceder a todos los formularios que has almacenado en tu cuenta de DocuSign. Estos incluyen:
- Bibliotecas de formularios: incluyen formularios proporcionados por tu Junta, Asociación o MLS. Deberían incluir todos los formularios disponibles, no organizados de ninguna manera.
- Grupos de formularios: subconjuntos de formularios configurados por tu Centro de Mercado, generalmente organizados por tipo de transacción.
- Formularios personales: aquí puedes agregar cualquier documento desde tu computadora, Box, Dropbox o Google Drive.
- Haz clic aquí para aprender más sobre la pestaña Mis documentos.
Navegación de salas de DocuSign
Detalles - en esta pestaña, puedes ingresar cualquier detalle del listado o transacción. También puedes configurar los diferentes roles para la sala etiquetando Vendedor 1, Comprador 1, etc., y agregando su información de contacto. La información y los roles que agregues en la página de Detalles de la sala se completarán automáticamente en tus formularios al crear sobres para enviar para firmas y completar.
- Haz clic aquí para aprender a actualizar un precio para un listado u oferta en DocuSign.
Documentos - la pestaña Documentos es donde gestionarás todos los formularios y documentos necesarios para esta transacción. Aquí es donde agregarás documentos a la sala para comenzar, administrarás tus formularios y también encontrarás tus formularios firmados una vez completados.
- Haz clic aquí para aprender a agregar documentos a una sala.
- Haz clic aquí para aprender a dividir un PDF en múltiples documentos.
- Haz clic aquí para aprender a agregar documentos a una sala de DocuSign mediante correo electrónico.
Personas - en la pestaña Personas, puedes ver a todas las personas involucradas en la transacción. También puedes controlar el acceso a los formularios y eliminar miembros de la sala. Además, puedes invitar a personas a la sala si necesitan cargar un documento específico.
- Haz clic aquí para aprender cómo asegurarte de que tu Rainmaker y los miembros de tu equipo estén añadidos a una sala de DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender cómo invitar personas a una sala.
Sobres - la pestaña Sobres es donde crearás y gestionarás tus sobres para esta sala. Los sobres se usan para enviar, firmar y completar formularios en DocuSign. Los sobres consisten en uno o más documentos, destinatarios que necesitan completar o ver documentos y un mensaje de correo electrónico que acompañará al sobre una vez enviado.
- Haz clic aquí para aprender a crear un sobre.
- Haz clic aquí para aprender a corregir un sobre.
- Haz clic aquí para aprender a anular o cancelar un sobre.
Historial - desde la creación de la sala, DocuSign mantendrá un registro de todo lo que se haga en esta sala, al que puedes acceder desde la pestaña Historial. Esto es importante, especialmente si has invitado a varias personas a la sala y están completando tareas por ti. En esta pestaña, también tienes la posibilidad de exportar un Resumen de la Sala y publicar comentarios para otros miembros de la sala.
Terminología de DocuSign
Sala
Una sala de DocuSign es donde un agente gestionará los documentos necesarios para esa oportunidad específica. Cada oportunidad requiere que se cree una sala de DocuSign para que las partes involucradas en la transacción puedan firmar todos los documentos necesarios.
- Haz clic aquí para aprender cómo crear una sala de DocuSign.
Sobres
Los sobres son lo que utilizamos para enviar, firmar y completar formularios en DocuSign. Los sobres contienen información importante sobre el destinatario, documentos, campos de documentos y marcas de tiempo para rastrear el progreso de la entrega. También contienen información sobre el remitente, así como información de seguridad y autenticación, entre otros.
- Haz clic aquí para aprender cómo crear y enviar un sobre en DocuSign.
Firma electrónica
La firma electrónica de DocuSign es una sección separada de DocuSign que no está conectada con Command. Realizarás la mayoría de tu trabajo en DocuSign con las salas de DocuSign. Puedes ir a la firma electrónica para editar tu firma o crear plantillas.
Etiqueta/Campo/Pestaña
Una etiqueta de DocuSign - también llamada Campo o Pestaña - se coloca en el(los) documento(s) de un sobre y son visibles para los destinatarios mientras firman documentos electrónicamente. Pueden incluir cuadros de texto, casillas de verificación, campos de firma, etc., y se pueden utilizar de muchas maneras. Pueden indicar al destinatario dónde se requiere su firma o iniciales, mostrar datos o información (fechas, nombres, títulos) y también servir como campos editables donde los destinatarios pueden agregar información a un documento.
Plantilla
Una plantilla es un sobre preestablecido con documentos específicos, roles de destinatarios predefinidos y campos. Las plantillas ayudan a agilizar el proceso de envío durante una transacción cuando envías frecuentemente los mismos o similares documentos. Por ejemplo, si necesitas reemplazar repetidamente campos de DocuSign en un documento, puedes crear una plantilla para ahorrar tiempo.
- Haz clic aquí para aprender cómo crear una plantilla en DocuSign.
- Haz clic aquí para aprender cómo editar plantillas compartidas por tu Centro de Mercado.