Crear y enviar un sobre en DocuSign (Enviar formularios para firmas)

Los sobres son lo que usamos para enviar, firmar y completar formularios en DocuSign. Los sobres contienen información importante sobre el destinatario, documentos, campos de documentos y marcas de tiempo para rastrear el progreso de la entrega. También contienen información sobre el remitente, así como información de seguridad y autenticación, y más.

Utiliza los recursos a continuación para aprender cómo navegar dentro de un Sobre de DocuSign:

Acceso

1. En la Oportunidad, accede a la Sala de DocuSign para la cual crearás el Sobre.

• Haz clic aquí para aprender cómo acceder a la sala de DocuSign para una Oportunidad.

 
2. Agrega todos los formularios requeridos a la pestaña de Documentos de la Sala de DocuSign.

• Haz clic aquí para aprender cómo agregar formularios/documentos a una Sala de DocuSign.

3. Desde la pestaña de Documentos, selecciona el/los formulario(s) que deseas que se completen y firmen, luego haz clic en el ícono Crear Sobre, .

• Marca la casilla en la parte superior izquierda de un formulario para seleccionarlo. Puedes seleccionar cualquier cantidad de formularios de esta manera.

4. Aparecerá un pop-up con una lista de todos los roles posibles que se detectaron en los formularios seleccionados. Selecciona el/los rol(es) del destinatario que necesitarán ser agregados al Sobre, luego haz clic en Continuar.

Agregar Documentos al Sobre

1. Los formularios que seleccionaste aparecerán en la parte superior del Sobre. Desde aquí, puedes hacer clic en los tres puntos, en la parte inferior derecha de cualquier documento agregado, y verás opciones para gestionar ese documento:

• Establecer como Suplemento - puedes usar documentos complementarios para proporcionar información adicional a los destinatarios que no requiere firma, como divulgaciones legales o términos y condiciones.
• Aplicar Plantillas - si has configurado una plantilla para este documento específico, puedes encontrarla y aplicarla aquí. Consulta la nota a continuación para obtener más información.
• Reemplazar - esto te permite buscar en tu dispositivo un documento diferente para reemplazarlo. Si necesitas reemplazarlo con un documento de una fuente diferente, elimina este documento y utiliza el flujo de trabajo a continuación para agregar uno nuevo.
• Descargar Documento - esto desencadena una descarga a tu dispositivo con una versión en PDF de este documento.
• Renombrar Documento - esto te permite cambiar el nombre del documento. El original permanecerá en la pestaña de Documentos de la Sala, pero creará una versión en PDF separada de este documento, con el nuevo nombre, también guardado en la Sala.
• Eliminar Documento - esto te permite eliminar el documento del Sobre.
• Ver Documento - esto te permite ver el documento, con todos los Detalles de la Sala completados automáticamente.

2. También tienes opciones para agregar formularios o documentos adicionales:

• Agregar Documentos de Sala - agregar un formulario o documento que ya se haya agregado a la pestaña Documentos de la Sala.
• Usar una Plantilla - si has configurado una plantilla para este documento específico, puedes encontrarla y aplicarla aquí. Consulta la nota a continuación para obtener más información.
• Subir - esto te da opciones para subir documentos desde tu dispositivo, Box, Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive.

Agregar Destinatarios al Sobre

Verás un destinatario agregado para cada rol que seleccionaste al crear el Sobre. Si agregaste o sincronizaste detalles para estos roles específicos en la pestaña Detalles de la Sala, su nombre y correo electrónico se autocompletarán aquí, y los detalles adicionales que agregaste se autocompletarán en los campos correspondientes de los documentos agregados al Sobre.

1. Si seleccionaste un rol al que no se le ha agregado información en la pestaña Detalles de la Sala, aparecerá en blanco en la lista de destinatarios. Desde aquí puedes hacer clic en el ícono de Contactos, , en el campo de Nombre, donde tienes algunas opciones para asociar a alguien con este rol de destinatario:

• Participantes de la sala - selecciona de una lista de personas agregadas a la Sala.
• Contactos de la sala - selecciona de una lista de personas agregadas a roles en la pestaña Detalles de la Sala. Tienes la capacidad de guardar el sobre para más tarde, agregar los detalles del rol y luego regresar al sobre para usar esta opción.
• Libreta de direcciones - selecciona de tu Libreta de direcciones de DocuSign.
• Directorio - selecciona del directorio de Asociados de KW que tienen cuentas de KW DocuSign.

2. Si necesitas agregar personas adicionales al sobre, haz clic en Agregar destinatario en la parte inferior de la lista y utiliza las opciones mostradas en el paso anterior para elegir a quién agregar.

• También tienes la capacidad de utilizar la función de Envío masivo de DocuSign, que permite a los remitentes enviar fácilmente un documento estandarizado a muchos destinatarios al mismo tiempo a través de un proceso de importación de hoja de cálculo.

3. Para cada destinatario agregado, haz clic en Necesita firmar y establece la acción que deseas que realice el destinatario:

• Necesita firmar - el destinatario debe completar los campos requeridos asignados a ellos, como la firma, las iniciales y la fecha.
• Firmante en persona - un titular de cuenta de DocuSign organizará la sesión de firma para el destinatario.
• Recibe una copia - el destinatario recibe una copia, sin necesidad de realizar ninguna otra acción.
• Necesita ver - el destinatario debe abrir y ver el documento.
• Especificar destinatarios - el destinatario puede completar el nombre y la dirección de correo electrónico de los destinatarios de roles que se encuentran en la misma posición o más adelante en el orden de firma.
• Permitir edición - el destinatario puede realizar cambios en los destinatarios y en el documento (correcciones) en un sobre en proceso. Este destinatario debe tener una cuenta válida de DocuSign, por lo que se recomienda utilizar esta opción solo con un agente/asociado que esté colaborando en los detalles de la transacción.
• Actualizar destinatarios - el destinatario puede editar los detalles del destinatario para cualquier destinatario restante en el orden de firma.
• Firma con notario - esto abrirá nuevos campos para el nombre de su notario e información de contacto. Esto establece un paso de firma, entre usted y su notario, donde se lleva a cabo la firma y la notarización con audio y video.

4. Para cada destinatario, puede hacer clic en Personalizar para acceder a opciones adicionales de personalización al enviar el sobre a este destinatario específico:

• Agregar código de acceso - al usar esto, puede crear un código de acceso personalizado para este destinatario. Luego compartirá el código de acceso con el destinatario, fuera del sobre, y este deberá ingresar el código antes de poder realizar alguna acción en el sobre.
• Agregar mensaje privado - le permite agregar un mensaje privado al enviar a este destinatario. Hay un límite de 1000 caracteres para este mensaje.

5. Si su sobre tiene más de un destinatario, puede optar por establecer un orden de firma. El orden de firma le permite controlar el orden en que sus destinatarios reciben y firman sus documentos. Puede configurar un simple orden de enrutamiento secuencial, donde cada destinatario recibe la notificación por correo electrónico una vez que el destinatario anterior ha completado su acción. También puede tener una combinación de enrutamiento secuencial y paralelo (configurar que varios destinatarios reciban la notificación por correo electrónico al mismo tiempo).

• Utiliza la funcionalidad de arrastrar y soltar para hacer clic y mover a los destinatarios en el orden que desees, o edita el número junto a un destinatario, donde puedes agregar el mismo número de orden de firma a varios destinatarios para enrutamiento paralelo.
• En la parte superior derecha de la lista de destinatarios, puedes hacer clic en el botón de Orden de Firma para ver un diagrama que te permite ver una representación visual de cómo se distribuirá tu Envelope a los destinatarios.
• Si necesitas agregar un retraso entre pasos, haz clic en Agregar Retraso, debajo de la lista de destinatarios. Esto te da opciones para retrasar basado en un intervalo de días u horas (máximo de 30 días), o puedes retrasar un paso hasta una fecha/hora específica.

Mensaje a Todos los Destinatarios y Opciones Avanzadas

1. En la parte inferior de la página, ingresa el Asunto del Correo Electrónico y el Mensaje del Correo Electrónico que se incluirá en la notificación por correo electrónico que se envía a los destinatarios, cuando sea su turno de tomar acción.

• Si deseas personalizar el mensaje para cada destinatario, marca la casilla etiquetada Correo Electrónico Personalizado e Idioma para Cada Destinatario.
  
  
  • • Esto también abre un menú desplegable para seleccionar un Idioma de Correo Electrónico. Para firmar, cuando el destinatario abre tu documento para firmar, los menús y controles se presentan en el idioma seleccionado, si previamente no han especificado una selección de idioma de visualización.
      
      
      • • La configuración de idioma no traduce el asunto del correo electrónico o el mensaje, que proporcionas en el Mensaje a Todos los Destinatarios. Todo lo que ingreses en estos campos se transmite exactamente como lo escribas. La configuración tampoco tiene ningún efecto de traducción en los archivos que cargas para tus destinatarios.

2. En la parte superior derecha de la página, puedes hacer clic en Opciones Avanzadas para más ajustes del Envelope:

Privilegios del Destinatario

• Permitir a los destinatarios firmar en papel (siempre configurado en activado) - brinda al destinatario la opción de utilizar la función Imprimir y Firmar, cuando sea su turno.
• Permitir a los destinatarios cambiar la responsabilidad de firma o asignar un firmante delegado - esta opción brinda a los destinatarios la posibilidad de asignar la responsabilidad de firma a otra persona y habilita la Firma Delegada.

Recordatorios

• Puedes activar recordatorios para enviar correos electrónicos de seguimiento a los firmantes automáticamente. Cuando habilitas los recordatorios, especificas cuándo y con qué frecuencia enviar notificaciones.

Vencimiento

• De forma predeterminada, los Sobres expiran 120 días después de ser enviados. Cuando un sobre expira, el estado cambia a Anulado y ya no puede ser visto ni firmado por los destinatarios. Puedes modificar el número predeterminado de días antes de que el Sobre expire. También puedes agregar la opción de enviar a los firmantes una advertencia de vencimiento, que genera un correo electrónico de vencimiento pendiente a todos los firmantes pendientes.

Hacer Ediciones Finales en los Campos de los Documentos

1. Una vez que hayas configurado los detalles del Sobre, tendrás la oportunidad de revisar los campos en cada formulario incluido, donde puedes agregar o editar campos según las necesidades de la transacción. Haz clic en Siguiente, en la parte superior derecha de la página.

2. Ahora verás los documentos que agregaste al Sobre, con todos los campos etiquetados. El último paso que tomarás es hacer cualquier edición final o adición a estos documentos. Las ediciones que realices en los documentos aquí no actualizarán los formularios en la Sala, son solo para este Sobre específico.

3. Una vez que estés listo, en la parte superior derecha de la página tienes dos opciones para enviar el Sobre:

• Para enviar el Sobre de inmediato, haz clic en Enviar. El Sobre se enviará de inmediato, y una vez que estos formularios hayan sido firmados, los verás en la lista de documentos de tu Sala con un estado de Firmado.
• Para programar el envío del Sobre para una fecha posterior, haz clic en la flecha hacia abajo junto al botón de Enviar, y selecciona Enviar más tarde. Consulta el siguiente paso para continuar.

4. Si seleccionaste la opción de Enviar más tarde, aparecerá un pop-up donde puedes seleccionar la fecha y hora en que deseas que se envíe el Sobre. Una vez que se envíe y estos formularios hayan sido firmados, los verás en la lista de documentos de tu Sala con un estado de Firmado.