La transición a un nuevo sistema siempre es difícil, pero la transición a un nuevo sistema de gestión de documentos es especialmente complicada. A medida que pasamos de Dotloop a DocuSign, queríamos crear una referencia que te ayude a encontrar las tareas clave que realizas en Dotloop, te muestre cómo se llaman en el sistema de DocuSign y te proporcione un enlace a la capacitación para ayudarte a aprender cómo hacerlo.
- Haz clic aquí para aprender cómo empezar con DocuSign Rooms.
Utiliza la referencia a continuación para ayudarte en tu transición a DocuSign:
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| Dotloop | DocuSign | Descripción | Aprende cómo en DocuSign |
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Pre-firma |
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| Crear un Loop | Crear una Sala |
En DocuSign, una Sala es equivalente a un Loop de Dotloop. Aquí es donde se gestionan todos los formularios de una transacción, donde darás acceso a los miembros del equipo, y donde enviarás formularios para completar y firmar. Debes crear tu Sala de DocuSign o Loop de Dotloop desde la Oportunidad en Command. Si creas la Sala/Loop directamente en DocuSign, nunca podrás conectarlo a Command para una experiencia fluida. |
Haz clic aquí para obtener más información. |
| Agregar Personas a un Loop | Invitar Personas a una Sala | En DocuSign, tienes la capacidad de invitar a miembros del equipo, clientes y proveedores a unirse a la Sala. Esto les permitirá colaborar contigo en la Sala, dándoles acceso para ver o editar documentos, según el rol de Sala que establezcas para esa persona. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Compartir Documentos con Personas en el Loop | Compartir Acceso a Formularios con Miembros de la Sala | En DocuSign, tienes la capacidad de delegar el acceso a formularios a otras personas que hayan sido agregadas a una Sala. Puedes hacer esto para una sola Sala o todas las Salas, y puedes revocar el acceso en cualquier momento. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Agregar y gestionar documentos en un bucle | Agregar y gestionar documentos en una sala | En DocuSign, puedes agregar/gestionar todos los formularios necesarios para cualquiera de las partes de la transacción. Estos formularios son cargados y preetiquetados por DocuSign y organizados en Grupos de Formularios por tu Market Center. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Agregar documentos a un bucle por correo electrónico | Agregar documentos a una sala por correo electrónico | Esta es otra forma de agregar documentos a una Sala de DocuSign. Utiliza la dirección de correo electrónico única, configurada en tu cuenta de DocuSign, para enviar documentos y comunicaciones por correo electrónico a la Sala. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Agregar detalles a un bucle para completar formularios | Agregar detalles a una sala para completar formularios | La página de Detalles, en una Sala de DocuSign, es donde se almacena toda la información de la transacción. Estos detalles se completan automáticamente en los campos preetiquetados correspondientes en cualquier formulario agregado a la Sala. Además, cualquier campo preetiquetado que completes en un formulario agregado se completará en la página de Detalles, lo que luego completará automáticamente otros formularios. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Sincronizar detalles de oportunidad con el bucle conectado | Sincronizar detalles de oportunidad con la sala conectada | En Command, hemos creado un botón fácil que te permite sincronizar la información actualizada de la Oportunidad con tu Sala de DocuSign. Esta información se agrega a la página de detalles de DocuSign y se completa automáticamente en los campos correspondientes de los formularios que has agregado a la Sala. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Preparar formularios y enviar para firmas | |||
| Preparar Documentos (Etiquetado Personalizado) | Crear una Plantilla | Si necesita utilizar un formulario diferente/adicional que no se encuentre en la Biblioteca de Formularios, puede cargar cualquier documento, agregar campos de firma electrónica y guardarlo en su biblioteca de plantillas. Desde allí, puede agregarlo a un Sobre para enviarlo para firmas y completar (Estas plantillas no se mostrarán en los Grupos o Biblioteca de Formularios de DocuSign). | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Funcionalidad de Tachado en Documentos | Funcionalidad de Tachado en Documentos | La herramienta de Marcado de Línea de DocuSign le permite tachar texto y cláusulas en acuerdos estándar, dentro de DocuSign, para modificar y preparar documentos rápidamente y enviarlos a los clientes de forma más rápida y sencilla. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Compartir Documentos para Obtener Firmas | Crear y Enviar un Sobre para Obtener Firmas | Un Sobre de DocuSign es lo que utilizamos para seleccionar formularios específicos, agregar destinatarios y enviarlos para completar y firmar. Los Sobres tienen estados (por ejemplo, enviado, entregado, completado, anulado), contienen información sobre el remitente e incluyen marcas de tiempo que indican el progreso del procedimiento de entrega. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Firma de Agente en Loop | Firma de Agente en Sala | Con los clientes, enviaría formularios para firmas o completar, pero hay una forma sencilla de firmar formularios dentro de la Sala de DocuSign, siempre y cuando haya sido agregado. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Firma en persona | Firma en persona | Si bien la mayoría de las personas piensan en DocuSign como el envío de Sobres por correo electrónico para firmas, hay una forma de configurar tu Sobre para facilitar mucho la firma en persona. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Editar documentos después de haber recibido las firmas | Editar documentos después de haber recibido las firmas | Si el Sobre que enviaste ya está marcado como Completado, entonces no se pueden realizar cambios adicionales en el Sobre, pero si el Sobre aún está en progreso, tienes la capacidad de hacer correcciones y luego enviarlo nuevamente para firmas. | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Dividir un PDF en varios documentos | Dividir un PDF en varios documentos | Si recibes un PDF grande que incluye varios formularios, tienes la capacidad de dividirlo en documentos individuales | Haz clic aquí para obtener más información. |
| Archivar documentos | Archivar documentos | Archivar documentos en una Sala de DocuSign te ayuda a mantenerte organizado y sin desorden. Esto te permite ocultar documentos innecesarios, pero seguir pudiendo acceder a ellos si es necesario. | Haz clic aquí para obtener más información. |