¡ADVERTENCIA! Debe cumplir con la Ley de Protección al Consumidor de Telecomunicaciones (TCPA) y cualquier otra ley federal, estatal o local, incluidas las llamadas y mensajes B2B (de empresa a empresa). Nunca llame o envíe mensajes de texto a un número en ninguna lista de No Llamar, y no use un marcador automático, voz artificial o mensajes pregrabados sin el consentimiento adecuado. Para obtener más información sobre la TCPA y las leyes de No Llamar, visite https://www.kwconnect.com/page/industry-resource/dnc. Consulte a su abogado para garantizar su cumplimiento. Los mensajes de texto de SmartPlan se envían dentro de la ventana de 10 am a 7 pm CST. Si un agente intenta comenzar uno a las 8 pm, aunque parezca que el texto debería enviarse de inmediato, puede retenerse y enviarse hasta el día siguiente entre las 10 am y las 2 pm CST. Los correos electrónicos no tienen restricción de tiempo y se envían cuando se ejecuta el paso de correo electrónico.

En Command, puedes crear SmartPlans personalizados para adaptarse a las necesidades únicas de tu negocio.
Esto significa que puedes agregar y eliminar pasos, añadir tareas, insertar correos electrónicos simples o HTML, enviar mensajes de texto o crear tareas de texto, mientras estableces cuándo ocurrirán estos pasos, a qué hora se ejecutarán los pasos, e incluso puedes configurar el SmartPlan para repetirse o fluir hacia otro SmartPlan. Al crear el SmartPlan, puede durar desde un día hasta un año. Al crear un SmartPlan personalizado, hay varias acciones que puedes realizar:

• Agregar Días y Pasos
• Administrar el Cronograma del SmartPlan
• Editar un Paso
• Eliminar Días y Pasos
• Agregar una Repetición
• Guardar el SmartPlan
• Reglas de Autoagregado (Etiquetas de Contacto de Activación)
• Agregar Reglas de Autoeliminación

Además, ahora tenemos la capacidad de establecer la hora del día en la que queremos que se ejecuten los pasos, y un nuevo flujo de trabajo simple que facilita más que nunca ver exactamente cuánto tiempo dura el SmartPlan y qué día/hora se ejecutarán los pasos.

• En la Configuración de Command, hay una página que te permite seleccionar la zona horaria en la que te encuentras. Esto garantiza que cuando crees la programación para tu SmartPlan, sea precisa para tu área local.
  • La zona horaria del sistema por defecto es UTC-6:00 (CST) América/Chicago.

Para crear un SmartPlan personalizado:

Acceso

1. Inicia sesión en https://agent.kw.com con tus credenciales de inicio de sesión de Keller Williams.

2. Haz clic en el ícono de SmartPlans, , en el lado izquierdo de la página de inicio.

3. Haz clic en Crear, en la parte superior derecha de la página.

4. Ingresa el nombre de tu SmartPlan y haz clic en Aplicar.

 

Agregar Días y Pasos

1. Encuentra dónde deseas agregar un nuevo Día, luego haz clic en + Agregar Día.

2. Cuando estés listo para agregar un paso, encuentra el paso en el lado izquierdo de la página, luego haz clic y arrástralo al día al que deseas agregarlo:

Hay 5 tipos de pasos que puedes agregar. Una vez que agregues el paso, deberás configurar y guardar ese paso, en el lado derecho de la página, antes de poder continuar:

• Crear Tarea
• Realizar una Llamada
• Enviar Correo Electrónico
• Enviar Mensaje de Texto
• Agregar a SmartPlan

 

Crear Tarea

1. Ingresa el Nombre de la Tarea, y selecciona si esta es una Tarea de Contacto utilizando la casilla de verificación.

• Tienes la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar Etiqueta de Fusión, debajo del campo de Nombre de la Tarea, lo que te permite tener información específica del contacto en el nombre de la tarea (por ejemplo, "Interacción Social con {contacto.nombre} {contacto.apellido}").

2. Ingresa una Descripción de la Tarea.

• Hay un límite de 3000 caracteres para las Descripciones de Tareas.
• Tienes la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar Etiqueta de Fusión, debajo del campo de Descripción, lo que te permite tener información específica del contacto en la descripción como nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc. (por ejemplo, "Contactar a {contacto.nombre} al {contacto.teléfono}").

3. A continuación, tienes la opción de ingresar un hipervínculo y establecer el nivel de prioridad para la tarea.

• El campo de hipervínculo es útil si hay una página web que deseas compartir con un contacto durante una llamada telefónica, o tal vez estás creando una tarea interna para ti mismo y deseas enlazar al recurso que necesitas mientras completas la tarea. 
• El nivel de prioridad es una forma de organizar tus tareas, donde puedes usar filtros para ver lo que es más importante en ese momento.

4. En el campo "¿Cuándo debe completarse la tarea?", selecciona cómo deseas que se maneje la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez que la tarea se genere, utiliza el menú desplegable para seleccionar cuándo debe vencer (desde el mismo día hasta 14 días) y luego elige la hora a la que deseas que la tarea venza.

• Por defecto, las tareas vencen a las 11:59 PM (Todo el día), pero puedes desmarcar la casilla de Todo el día y ajustar esto según sea necesario.

5. En el campo "¿Cuándo debe crearse la tarea?", selecciona la Hora del día en la que deseas que aparezca la tarea.

• También puedes utilizar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más adelante, lo cual podría ser más fácil.

6. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

html

 

Realizar una llamada

1. Ingrese el Nombre de la tarea y seleccione si esta es una Tarea de contacto utilizando la casilla de verificación.

• Tiene la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar etiqueta de combinación, debajo del campo de Nombre de la tarea, que le brinda la posibilidad de tener información específica del contacto en el nombre de la tarea (por ejemplo, "Interacción social con {contact.first.name} {contact.last.name}").

2. Ingrese una Descripción de la tarea.

• Hay un límite de 3000 caracteres para las Descripciones de tareas.
• Tiene la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar etiqueta de combinación, debajo del campo de Descripción, que le brinda la posibilidad de tener información específica del contacto en la descripción como nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc. (por ejemplo, "Contactar a {contact.first.name} al {contact.phone}").

3. A continuación, tiene la opción de ingresar un hipervínculo y establecer el Nivel de prioridad para la tarea.

• El campo de hipervínculo es útil si hay una página web que desea informar a un contacto durante una llamada telefónica, o tal vez está estableciendo una tarea interna para usted y desea vincular al recurso que necesita mientras completa la tarea. 
• El nivel de prioridad es una forma de organizar sus tareas, donde puede utilizar filtros para ver lo que es más importante en ese momento.

html

4. En el campo "¿Cuándo debe completarse la tarea?", selecciona cómo deseas que se maneje la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez que la tarea aparezca, utiliza el menú desplegable para seleccionar cuándo debe vencer (desde el Mismo día hasta 14 días) y luego elige la hora a la que deseas que la tarea venza.

• Por defecto, las tareas vencen a las 11:59 PM (Todo el día), pero puedes desmarcar la casilla de Todo el día y ajustar esto según sea necesario.

5. En el campo "¿Cuándo debe crearse la tarea?", selecciona la Hora del día en la que deseas que aparezca la tarea.

• También puedes utilizar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo cual podría ser más fácil.

6. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Enviar correo electrónico

Los SmartPlans utilizan Correo Command para enviar correos electrónicos automáticamente. Este servicio de correo electrónico es gratuito, hasta 5000 correos electrónicos al mes, pero puede ampliarse por un costo. Si alcanzas tu límite de Correo Command y actualizas tu Suscripción de Correo Command en medio de un correo electrónico de SmartPlan, cualquier correo electrónico que debía activarse pero falló no se volverá a intentar. El fallo se registrará en la Línea de tiempo del Contacto y el SmartPlan pasará al siguiente paso.

1. Al crear un paso de correo electrónico, verás dos tipos de correo electrónico: Simple o Diseños. Selecciona el tipo de correo electrónico que deseas enviar, ingresa un asunto y luego ingresa o selecciona el cuerpo del correo electrónico.

• Simple - con esta opción, simplemente escribirás tu mensaje de correo electrónico y tendrás algunas herramientas de formato básicas disponibles, así como la capacidad de usar Etiquetas de Combinación y crear Hipervínculos.
• Diseños - con esta opción, podrás seleccionar una plantilla de Diseños y editarla desde el editor de SmartPlan. Una vez que hayas terminado de editar, cierra la plantilla (usando la X en la parte superior derecha de la página) y verás que el correo electrónico se carga en el paso de SmartPlan.
  • Aprende cómo usar el Editor de correo electrónico Command.

2. En el campo "¿Cuándo se debe enviar el correo electrónico?", selecciona la Hora del Día en la que deseas enviar el correo electrónico (En cualquier momento, Temprano en la mañana, Mañana, Tarde, Noche).

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo cual podría ser más fácil.

3. Haz clic en Agregar Paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Enviar Texto

1. Elige enviar un mensaje de texto automatizado desde tu SmartPlan, utilizando Twilio, o crear una tarea de texto.

• Si eliges crear una tarea de texto, el flujo de trabajo será el mismo que en la sección de Llamadas anterior.

2. Si eliges enviar un mensaje de texto automatizado, utilizando Twilio, selecciona si deseas usar un Tipo de Texto Estático o Dinámico, luego ingresa el Contenido del Texto.

• Estático - con esta opción, puedes establecer un mensaje de texto que se enviará en este paso, el cual se repetirá si el SmartPlan se repite.
• Dinámico - con esta opción, puedes agregar varios mensajes de texto para el mismo paso. Cada vez que el SmartPlan se repita, enviará un mensaje de texto diferente a tu contacto cuando se active este paso.

3. En el campo "¿Cuándo se debe enviar el texto?", selecciona la Hora del Día en la que deseas enviar el texto (En cualquier momento, Mañana, Tarde, Noche).

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo cual podría ser más fácil.

4. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Agregar a SmartPlan

1. Utiliza el menú desplegable "Agregar a" para seleccionar el SmartPlan existente al que deseas agregar el contacto en este paso.

2. En el campo "¿Cuándo debería agregarse el contacto al SmartPlan?", selecciona la Hora del día en la que deseas que ocurra esta acción (Cualquier hora, Madrugada, Mañana, Tarde, Noche).

• También puedes utilizar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo que podría ser más fácil.

3. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Administrar el horario de SmartPlan

1. Una vez que hayas agregado un paso a un día, puedes hacer clic en la tarjeta del día para realizar algunas acciones:

• En la parte superior izquierda de la tarjeta, verás la configuración de retraso para ese día. Haz clic para seleccionar cuántos días deben transcurrir, después del paso anterior, antes de que este día se lance. Una vez que realices un cambio, verás que el Número del día cambia para reflejar el nuevo horario. 
  
  
• Puedes hacer clic en Agregar paso, en la parte inferior izquierda de la tarjeta, para agregar otro paso a ese día. 
  • Asegúrate de que la configuración de la Hora del día se alinee correctamente. Verás un error si un paso con una configuración de Hora del día posterior se establece antes que un paso con una configuración de Hora del día anterior.
    
    
• Dentro de la tarjeta del día, puedes hacer clic y arrastrar los pasos para reordenarlos, para ese día.

 

Editar un paso

1. Para editar un paso, encuentra y haz clic en el paso que deseas editar los detalles, luego haz clic en el ícono de Edición, , en la parte superior derecha de la página.

2. Realiza los cambios, luego haz clic en Guardar cambios, en la parte inferior derecha de la página.

 

Eliminar días y pasos

1. Para eliminar un paso, encuentra y haz clic en el paso que deseas eliminar, luego haz clic en el ícono de Eliminar, , en la parte superior derecha de la página.

2. Aparecerá una confirmación, haz clic en Eliminar.

3. Para eliminar un día completo, encuentra y haz clic en la tarjeta del Día, luego haz clic en el ícono de Eliminar, , en la parte superior derecha de la página.

4. Aparecerá una confirmación, haz clic en Eliminar.

 

Agregar una Repetición (fin del SmartPlan)

Al final de un SmartPlan, tienes la opción de configurar el SmartPlan para repetirse, ya sea de 1 a 6 veces, o repetirse indefinidamente:

1. En la parte inferior del flujo de trabajo del SmartPlan, haz clic en Agregar Repetición.

2. En la parte superior del panel "Agregar Repetición", utiliza el campo Retraso para establecer la cantidad de días que deseas esperar antes de que el plan se repita, una vez que llegue al final del último paso.

• Puedes retrasar la repetición en cualquier lugar de 0 a 369 días.
• Si eliges no establecer un retraso (si lo configuras en 0 días), asegúrate de estar alineado con el primer paso del plan, ya que se repetirá inmediatamente y lanzará el primer paso, según cómo esté configurado ese primer paso.

3. Utiliza el menú desplegable Número de Repeticiones para seleccionar cuántas veces deseas que se repita el plan.

• Puedes elegir entre 1 y 6 repeticiones, o Ilimitado para que se repita continuamente.

4. Haz clic en Agregar Repetición, en la parte inferior derecha de la página.

5. Si deseas editar/eliminar la configuración de repetición, puedes hacerlo de las siguientes maneras:

• Pase el cursor sobre la tarjeta Repetir y haga clic en el ícono Eliminar, .
• Haga clic en la tarjeta Repetir, realice ediciones, luego haga clic en Guardar cambios.

 

Guardar el SmartPlan

1. Una vez que esté listo, haga clic en Guardar plan, en la parte superior derecha de la página.

• Puede editar el Nombre del SmartPlan antes de guardar, en la parte superior derecha de la página.

Una vez guardado, puede comenzar a tomar acciones en este SmartPlan:

• Aprenda cómo agregar contactos a un SmartPlan
• Aprenda cómo eliminar o dar de baja contactos de un SmartPlan
• Aprenda cómo editar un SmartPlan inactivo o editar un SmartPlan activo
  
  

Reglas de Auto-Añadido (Etiquetas de Activación de Contactos)

Una vez que guarde un SmartPlan por primera vez, tendrá la capacidad de agregar Etiquetas de Activación de Contactos. Una vez guardado, cualquier cliente potencial/contacto al que agregue esa etiqueta, en adelante, se añadirá automáticamente al SmartPlan.

• Debe agregar al menos un paso y guardar, antes de poder agregar activadores.
• Este es un activador "de ahora en adelante", lo que significa que si un cliente potencial/contacto ya tiene la etiqueta, no se añadirá automáticamente al SmartPlan.
• Puede agregar hasta 10 activadores de etiquetas de contacto a un SmartPlan.
• Esto es solo para agregar personas a un SmartPlan. Hay reglas de eliminación que puede seleccionar, pero no están basadas en etiquetas (ver la sección a continuación).
• Si edita una etiqueta en la Configuración de Command, ese activador de etiqueta se actualizará automáticamente en SmartPlans
• Eliminar una etiqueta en Configuración también eliminará automáticamente el activador del SmartPlan.
• Publicar un SmartPlan en la Biblioteca Compartida eliminará todos los activadores de etiquetas de contacto de la versión publicada del SmartPlan (pero no de su copia).

1. En la sección de Reglas de Auto-Añadido/Remoción, en la esquina inferior derecha de la pantalla de edición (debajo de donde dice "Agregar contacto cuando esté etiquetado"), haga clic en Agregar Etiquetas de Activación, luego seleccione las etiquetas que desea que sean un activador y haga clic en Agregar Activadores.

2. Una vez que haya agregado etiquetas aquí, puede hacer clic en Editar, a la derecha de donde dice "Agregar contacto cuando esté etiquetado," hacer cambios en las etiquetas seleccionadas y hacer clic en Aplicar cambios.

3. Asegúrate de guardar el plan, una vez que finalices de configurar las Etiquetas de Contacto de Activación que deseas agregar.

Reglas de Eliminación Automática

Además de las Reglas de Auto-Adición, tienes la capacidad de establecer condiciones para que los contactos sean eliminados automáticamente del SmartPlan. Estas condiciones se basan en si el contacto responde a la comunicación (mensajes de texto o correos electrónicos) que se envían automáticamente desde el SmartPlan.

• Estas Reglas de Eliminación solo tendrán efecto si el Contacto responde a la comunicación del SmartPlan a través de correo electrónico o mensaje de texto; recibir un mensaje de texto o correo electrónico del Contacto, de forma única, no activará la eliminación.
• No recibirás una notificación sobre un contacto que haya sido eliminado de un SmartPlan de esta manera, pero verás la notificación por la respuesta real. La mejor práctica es hacer clic para ver los detalles del contacto/cronología de un contacto, cuando te respondan. Verás el evento de la cronología por la respuesta y la eliminación del plan, donde luego puedes tomar medidas desde allí.
• Publicar un SmartPlan en la Biblioteca Compartida eliminará todas las Reglas de Eliminación de la versión publicada del SmartPlan (pero no de tu copia).

1. En la sección de Reglas de Auto-Adición/Eliminación, en la esquina inferior derecha de la pantalla de edición (debajo de donde dice "Eliminar contacto cuando"), selecciona la(s) casilla(s) para todas las condiciones que deseas aplicar a la sección de Reglas de Eliminación:

• El contacto responde a un correo electrónico de este SmartPlan 
• El contacto responde a un mensaje de texto automatizado (Twilio) de este SmartPlan 

2. Asegúrate de guardar el plan, una vez que hayas realizado tu selección.

Cuando alguien responde a un correo electrónico o mensaje de texto (y tienes eso seleccionado como una Regla de Eliminación), no recibirás una notificación sobre la eliminación, pero sí recibirás una notificación sobre la respuesta. Haz clic en la notificación para acceder a la cronología del contacto:

Una vez en la cronología, verás el correo electrónico recibido y la eliminación del SmartPlan. Desde aquí puedes hacer clic para crear una Oportunidad, agregar a otro SmartPlan, o cualquier otra acción que necesites tomar ahora que no están en ese SmartPlan.