Una vez que hayas adjuntado documentos a las listas de verificación en una Oportunidad, ahora tienes la capacidad de exportar esos documentos como un archivo ZIP.
- Archivo ZIP - un archivo de computadora cuyo contenido de uno o más archivos está comprimido para su almacenamiento o transmisión, generalmente con la extensión .ZIP.
Tienes la opción de crear una protección con contraseña para este archivo ZIP. Cualquier persona que intente extraer los documentos de este archivo ZIP deberá tener esta contraseña. De esta manera, puedes enviar estos archivos de manera segura a quien los necesite, incluso si adjuntas el archivo a un correo electrónico y lo envías.
Dicho esto, también hay una manera de enviar automáticamente los archivos exportados por correo electrónico a cualquier persona que desees. Si lo prefieres, puedes ingresar direcciones de correo electrónico en la ventana emergente de exportación de documentos. El sistema te obligará a proteger con contraseña la exportación. Tan pronto como se descargue, enviará dos correos electrónicos a esas direcciones. El primer correo electrónico mostrará la contraseña que estableciste para acceder a los documentos exportados, y el segundo correo electrónico incluirá un enlace para descargar los archivos ZIP (el enlace para la descarga expirará después de 7 días).
Para exportar documentos adjuntos a una Oportunidad:
1. Inicia sesión en https://agent.kw.com con tus credenciales de inicio de sesión de Keller Williams.
2. Haz clic en el ícono de Oportunidades, , en la barra lateral izquierda.
3. Desde el Panel de Oportunidades, haz clic en la fase en la que se encuentra tu Oportunidad, luego haz clic en el Nombre de la Oportunidad.
4. Haz clic en Documentos, en la parte superior de la página.
5. Haz clic en los tres puntos, en la parte superior derecha de la lista de verificación, luego selecciona Exportar Documentos del menú desplegable.
6. En la parte superior del formulario, si deseas enviar los documentos por correo electrónico a otras personas, marca la casilla "Enviar documentos directamente a clientes o proveedores", luego ingresa la(s) dirección(es) de correo electrónico a la que deseas enviar la exportación. Al comenzar a escribir en el campo de Correo Electrónico del Cliente, si la dirección de correo coincide con un correo de tu base de datos de contactos, podrás seleccionarla rápidamente del menú desplegable. Si no, haz clic para crear la dirección de correo (no se añadirá a tu base de datos, solo a esta exportación específica).
- Verás direcciones de correo predefinidas: clientes (de la oferta aceptada) y proveedores que has agregado como partes de la transacción. Puedes eliminar cualquiera de estos si no quieres que les lleguen los documentos por correo.
7. En la sección Proteger Documentos, elige si deseas proteger los documentos exportados con una contraseña.
- Si no lo deseas, puedes omitir este paso.
- Si lo deseas, marca la casilla con la etiqueta "Quiero proteger los documentos con una contraseña" y crea tu contraseña.
| Si eliges enviar los documentos exportados por correo electrónico a través del flujo de trabajo que se muestra a continuación, deberás establecer una contraseña para el archivo de exportación. |
8. Selecciona los documentos que deseas exportar:
- Si deseas exportar todos los documentos en los tres eventos de cumplimiento, marca la casilla Exportar Todos los Documentos.
- Si solo deseas exportar documentos específicos, utiliza las flechas en la sección de Carpetas para encontrar los documentos que buscas y marca la casilla junto a cada documento o carpeta que desees exportar.
- También puedes exportar versiones antiguas de documentos y documentos dentro de carpetas personalizadas.
9. Una vez que estés listo, haz clic en Siguiente, en la parte inferior derecha de la página.
10. Aparecerá una pantalla de resumen con los detalles, haz clic en Enviar Documentos.
Se enviarán dos correos electrónicos. El primero mostrará la contraseña, el segundo incluirá el enlace para hacer clic y descargar el archivo Zip. Una vez descargado el archivo, tú o cualquier persona a la que le envíes este archivo deberá ingresar la contraseña que creaste para acceder al archivo.
Acceder a los Documentos Exportados
Una vez que exportes, ten en cuenta que podría tardar un poco en que el sistema prepare el archivo ZIP, dependiendo de la cantidad y/o tamaño de los documentos incluidos. Recibirás una notificación en Command cuando esté listo, aunque tendrás que actualizar la página para verlo, y es a través de esta notificación que podrás descargar el archivo ZIP:
Haz clic en el ícono de Notificaciones, , en la parte superior derecha de la página, para ver tus notificaciones. Encuentra la notificación que dice "Tus archivos para <Nombre de la Oportunidad> están listos para descargar" y haz clic en Descargar Archivos, para descargarlos en tu computadora.
Una vez que se descargue el archivo, tú o cualquier persona a la que le envíes este archivo deberá ingresar la contraseña que creaste (si elegiste proteger el archivo con contraseña) para acceder al archivo.