¡ADVERTENCIA! Debes cumplir con la Ley de Protección al Consumidor de Telecomunicaciones (TCPA) y cualquier otra ley federal, estatal o local, incluyendo llamadas y mensajes B2B (de negocio a negocio). Nunca llames o envíes mensajes de texto a un número en ninguna lista de No Llamar, y no uses un autodialer, voz artificial o mensajes pregrabados sin el consentimiento adecuado. Para obtener más información sobre la TCPA y las leyes de No Llamar, visita https://www.kwconnect.com/page/industry-resource/dnc. Consulta a tu abogado para garantizar tu cumplimiento. Los mensajes de texto de SmartPlan se envían dentro de la ventana de 10am-7pm CST. Si un agente intenta comenzar uno a las 8pm, aunque parezca que el texto debería enviarse de inmediato, puede ser retenido y enviado hasta el día siguiente entre las 10am-2pm CST. Los correos electrónicos no tienen restricción de tiempo y se envían cuando se ejecuta el paso de correo electrónico.

Si un SmartPlan está inactivo (SmartPlan inactivo - no has agregado contactos al SmartPlan), puedes editar completamente el contenido y el flujo de trabajo. Esto incluye agregar o eliminar pasos, así como editar el nombre del SmartPlan, el contenido del correo electrónico y texto, y los detalles de la tarea.

• Aprende cómo editar un SmartPlan activo (SmartPlan activo - un SmartPlan al que se le han agregado contactos).

Los SmartPlans de Nutrición Mensual/Bisemanal de Vecindario y Llamadas Trimestrales no son editables. Estos SmartPlans no incluyen contenido para editar. Además, los SmartPlans de Cumpleaños y Aniversario de Hogar limitan lo que puedes editar. Puedes editar el contenido de una tarea, correo electrónico o texto, pero no puedes agregar, eliminar o reordenar ninguno de los pasos.

Cuando editas un SmartPlan inactivo, hay varias acciones que puedes tomar:

• Reglas de Autoagregado (Etiquetas de Contacto de Activación)
• Reglas de Autoeliminación
• Administrar el Cronograma del SmartPlan
• Editar un Paso
• Eliminar Días y Pasos
• Agregar una Repetición
• Guardar el SmartPlan

Para editar un SmartPlan inactivo:

Acceso 

1. Inicia sesión en https://agent.kw.com con tus credenciales de inicio de sesión de Keller Williams. 

2. Haz clic en el ícono de SmartPlans, , en el lado izquierdo de la página de inicio.

3. En la lista de SmartPlans, encuentra el plan que vas a editar y haz clic en el ícono de Edición, , en la columna de Acciones.

 

Reglas de Auto-Añadir (Etiquetas de Contacto de Disparo)

Una vez que guardas un SmartPlan por primera vez, tienes la capacidad de añadir Etiquetas de Contacto de Disparo. Una vez guardado, cualquier prospecto/contacto al que añadas esa etiqueta, en adelante, se añadirá automáticamente al SmartPlan.

• Debes añadir al menos un paso y guardar, antes de poder añadir disparadores.
• Este es un disparador "de ahora en adelante", lo que significa que si un prospecto/contacto ya tiene la etiqueta, no se añadirá automáticamente al SmartPlan.
• Puedes añadir hasta 10 disparadores de etiquetas de contacto a un SmartPlan.
• Esto es solo para añadir personas a un SmartPlan. Hay reglas de eliminación que puedes seleccionar, pero no están basadas en etiquetas (ver la sección a continuación).
• Si editas una etiqueta en tu Configuración de Command, ese disparador de etiqueta se actualizará automáticamente en SmartPlans
• Eliminar una etiqueta en Configuración también eliminará automáticamente el disparador del SmartPlan.
• Publicar un SmartPlan en la Biblioteca Compartida eliminará todos los disparadores de etiquetas de contacto de la versión publicada del SmartPlan (pero no de tu copia).

1. En la sección de Reglas de Auto-Añadir/Quitar, en la esquina inferior derecha de la pantalla de edición (debajo de donde dice "Añadir contacto cuando está etiquetado"), haz clic en Añadir Etiquetas de Disparo, luego selecciona las etiquetas que deseas que sean un disparador y haz clic en Añadir Disparadores.

2. Una vez que hayas añadido etiquetas aquí, puedes hacer clic en Editar, a la derecha de donde dice "Añadir contacto cuando está etiquetado," hacer cambios en las etiquetas seleccionadas y hacer clic en Aplicar Cambios.

3. Asegúrate de guardar el plan, una vez que finalices los Etiquetas de Contacto de Disparo que deseas añadir.

Reglas de Auto-Eliminación

Además de las Reglas de Auto-Añadir, tienes la capacidad de establecer condiciones para que los contactos sean eliminados automáticamente del SmartPlan. Estas condiciones se basan en si el contacto responde a la comunicación (mensajes de texto o correos electrónicos) que se envían automáticamente desde el SmartPlan.

• Estas Reglas de Eliminación solo tendrán efecto si el Contacto responde a la comunicación de SmartPlan por correo electrónico o mensaje de texto; recibir un mensaje de texto o correo electrónico del Contacto, de forma única, no activará la eliminación.
• No recibirás una notificación sobre un contacto eliminado de un SmartPlan de esta manera, pero verás la notificación por la respuesta real. La mejor práctica es hacer clic para ver los detalles del contacto/cronología de un contacto, cuando te respondan. Verás el evento de la cronología por la respuesta y la eliminación del plan, donde luego puedes tomar acción desde allí.
• Publicar un SmartPlan en la Biblioteca Compartida eliminará todas las Reglas de Eliminación de la versión publicada del SmartPlan (pero no de tu copia).

1. En la sección de Reglas de Autoagregado/Eliminación, en la esquina inferior derecha de la pantalla de edición (debajo de donde dice "Eliminar contacto cuando"), selecciona la(s) casilla(s) para todas las condiciones que deseas aplicar a la sección de Reglas de Eliminación:

• El contacto responde a un correo electrónico de este SmartPlan
• El contacto responde a un mensaje de texto automatizado (Twilio) de este SmartPlan

2. Asegúrate de guardar el plan, una vez que hayas hecho tu selección.

 

Agregar Días y Pasos

1. Encuentra dónde deseas agregar un nuevo Día, luego haz clic en + Agregar Día.

2. Cuando estés listo para agregar un paso, encuentra el paso en el lado izquierdo de la página, luego haz clic y arrástralo al día al que deseas agregarlo:

Hay 5 tipos de pasos que puedes agregar. Una vez que agregues el paso, necesitarás configurar y guardar ese paso, en el lado derecho de la página, antes de poder continuar:

• Crear Tarea
• Realizar una Llamada
• Enviar Correo Electrónico
• Enviar Mensaje de Texto
• Agregar a SmartPlan

 

Crear Tarea

1. Ingresa el Nombre de la Tarea, y selecciona si esta es una Tarea de Contacto utilizando la casilla de verificación.

• Tienes la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar Etiqueta de Combinación, debajo del campo de Nombre de la Tarea, lo que te da la posibilidad de tener información específica del contacto en el nombre de la tarea (por ejemplo, "Interacción Social con {contact.first.name} {contact.last.name}").

2. Ingrese una Descripción de la tarea.

• Hay un límite de 3000 caracteres para las Descripciones de tareas.
• Tiene la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar etiqueta de combinación, debajo del campo de Descripción, que le brinda la posibilidad de tener información específica del contacto en la descripción como nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc. (por ejemplo, "Comunicarse con {contact.first.name} al {contact.phone}").

3. A continuación, tiene la opción de ingresar un hipervínculo y establecer el Nivel de prioridad para la tarea.

• El campo de hipervínculo es útil si hay una página web sobre la que desea informar a un contacto en una llamada telefónica, o tal vez está estableciendo una tarea interna para usted y desea vincular al recurso que necesita mientras completa la tarea.
• El nivel de prioridad es una forma de organizar sus tareas, donde puede utilizar filtros para ver lo que es más importante en ese momento.

4. En el campo "¿Cuándo debe completarse la tarea?", seleccione cómo desea que se maneje la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez que la tarea se genere, use el menú desplegable para seleccionar cuándo debe vencer (desde el mismo día hasta 14 días) y luego seleccione a qué hora desea que la tarea venza.

• De forma predeterminada, las tareas vencen a las 11:59 PM (Todo el día), pero puedes desmarcar la casilla Todo el día y ajustar esto según sea necesario.

5. En el campo "¿Cuándo se debe crear la tarea?", selecciona la Hora del día en la que deseas que aparezca la tarea.

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo que podría ser más fácil.

6. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Realizar una llamada

1. Ingresa el Nombre de la tarea y selecciona si se trata de una Tarea de contacto utilizando la casilla de verificación.

• Tienes la capacidad de usar el menú desplegable Agregar etiqueta de combinación, debajo del campo de Nombre de la tarea, lo que te permite tener información específica del contacto en el nombre de la tarea (por ejemplo, "Interacción social con {contact.first.name} {contact.last.name}").

2. Ingresa una Descripción de la tarea.

• Hay un límite de 3000 caracteres para las Descripciones de tareas.
• Tienes la capacidad de usar el menú desplegable Agregar etiqueta de combinación, debajo del campo de Descripción, lo que te permite tener información específica del contacto en la descripción como nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc. (por ejemplo, "Contactar a {contact.first.name} en {contact.phone}").

3. A continuación, tienes la opción de ingresar un hipervínculo y establecer el Nivel de prioridad para la tarea. 

html

• El campo de hipervínculo es útil si hay una página web que desea compartir con un contacto durante una llamada telefónica, o tal vez está configurando una tarea interna para usted y desea vincular al recurso que necesita mientras completa la tarea.
• El nivel de prioridad es una forma de organizar sus tareas, donde puede utilizar filtros para ver lo que es más importante en ese momento.

4. En el campo "¿Cuándo debe completarse la tarea?", seleccione cómo desea que se maneje la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez que la tarea se genere, use el menú desplegable para seleccionar cuándo debe vencer (desde el mismo día hasta 14 días) y luego seleccione la hora a la que desea que la tarea venza.

• Por defecto, las tareas vencen a las 11:59 p. m. (Todo el día), pero puede desmarcar la casilla Todo el día y ajustar esto según sea necesario.

5. En el campo "¿Cuándo debe crearse la tarea?", seleccione la Hora del día en la que desea que aparezca la tarea.

• También puede utilizar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tiene la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo que podría ser más fácil.

6. Haga clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Enviar correo electrónico

Los SmartPlans utilizan Command Email para enviar correos electrónicos automáticamente. Este servicio de correo electrónico es gratuito, hasta 5000 correos al mes, pero se puede ampliar por un costo. Si alcanzas tu límite de Command Email y actualizas tu suscripción de Command Email en medio de un correo electrónico de SmartPlan, cualquier correo electrónico que debía activarse pero falló no se volverá a intentar. El fallo se registrará en la Línea de tiempo de contacto y el SmartPlan pasará al siguiente paso.

1. Al crear un paso de correo electrónico, verás dos tipos de correo electrónico: Simple o Diseños. Selecciona el tipo de correo electrónico que deseas enviar, ingresa un asunto y luego ingresa o selecciona el cuerpo del correo electrónico.

• Simple - con esta opción, simplemente escribirás tu mensaje de correo electrónico y tendrás algunas herramientas de formato básicas disponibles, así como la capacidad de usar Etiquetas de combinación y crear Hipervínculos.
• Diseños - con esta opción, podrás seleccionar una plantilla de Diseños y editarla desde el editor de SmartPlan. Una vez que hayas terminado de editar, cierra la plantilla (usando la X en la parte superior derecha de la página) y verás que el correo electrónico se carga en el paso de SmartPlan.
  • Aprende cómo usar el editor de correo electrónico Command.

2. En el campo "¿Cuándo se debe enviar el correo electrónico?", selecciona la Hora del día en la que deseas enviar el correo electrónico (Cualquier hora, Madrugada, Mañana, Tarde, Noche).

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo que podría ser más fácil.

3. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Enviar mensaje de texto

1. Elija enviar un mensaje de texto automatizado desde su SmartPlan, utilizando Twilio, o crear una tarea de texto.

• Si elige crear una tarea de texto, el flujo de trabajo será el mismo que en la sección de Llamadas anterior.

2. Si elige enviar un mensaje de texto automatizado, utilizando Twilio, seleccione si desea usar un Tipo de Texto Estático o Dinámico, luego ingrese el Contenido del Texto.

• Estático - con esta opción, puede establecer un mensaje de texto que se enviará en este paso, el cual se repetirá si el SmartPlan se repite.
• Dinámico - con esta opción, puede agregar varios mensajes de texto para el mismo paso. Cada vez que el SmartPlan se repita, enviará un mensaje de texto diferente a su contacto cuando se active este paso.

3. En el campo "¿Cuándo se debe enviar el texto?", seleccione la Hora del Día en la que desea que se envíe el texto (Cualquier Hora, Mañana, Tarde, Noche).

• También puede usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tiene la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo que podría ser más fácil.

4. Haga clic en Agregar Paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Agregar a SmartPlan

1. Utilice el menú desplegable "Agregar a" para seleccionar el SmartPlan existente al que desea agregar el contacto en este paso.

2. En el campo "¿Cuándo se debe agregar el contacto al SmartPlan?", seleccione la Hora del Día en la que desea que se realice esta acción (Cualquier Hora, Madrugada, Mañana, Tarde, Noche).

• También puede usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tiene la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo que podría ser más fácil.

3. Haga clic en Agregar Paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Administrar el Cronograma del SmartPlan

1. Una vez que haya agregado un paso a un día, puede hacer clic en la Tarjeta del Día para realizar algunas acciones:

• En la parte superior izquierda de la tarjeta, verás la configuración de retraso para ese día. Haz clic para seleccionar cuántos días deben transcurrir, después del paso anterior, antes de que se lance este día. Una vez que realices un cambio, verás que el Número del Día cambia para reflejar el nuevo horario. 
  
  
• Puedes hacer clic en Agregar Paso, en la parte inferior izquierda de la tarjeta, para agregar otro paso a ese día. 
  • Asegúrate de que la configuración de la Hora del Día esté alineada correctamente. Verás un error si un paso con una configuración de Hora del Día más tarde se establece antes que un paso con una configuración de Hora del Día anterior.
    
    
• Dentro de la tarjeta del Día, puedes hacer clic y arrastrar los pasos para reordenarlos, para ese día.

 

Editar un Paso

1. Para editar un paso, encuentra y haz clic en el paso que deseas editar, luego haz clic en el ícono de Edición, , en la parte superior derecha de la página.

2. Realiza los cambios, luego haz clic en Guardar Cambios, en la parte inferior derecha de la página.

 

Eliminar Días y Pasos

1. Para eliminar un paso, encuentra y haz clic en el paso que deseas eliminar, luego haz clic en el ícono de Eliminación, , en la parte superior derecha de la página.

2. Aparecerá una confirmación, haz clic en Eliminar.

3.  Para eliminar un día completo, encuentra y haz clic en la tarjeta del Día, luego haz clic en el ícono de Eliminación, , en la parte superior derecha de la página.

4. Aparecerá una confirmación, haz clic en Eliminar.

 

Agregar una Repetición (fin del SmartPlan)

Al final de un SmartPlan, tienes la opción de configurar el SmartPlan para repetirse, ya sea 1 - 6 veces, o repetirse sin fin:

1. En la parte inferior del flujo de trabajo del SmartPlan, haz clic en Agregar Repetición.

2. En la parte superior del panel "Agregar Repetición", utiliza el campo Retraso para establecer la cantidad de días que deseas esperar antes de que el plan se repita, una vez que llegue al final del último paso.

• Puedes retrasar la repetición en cualquier lugar entre 0 y 369 días.
• Si decides no establecer un retraso (si lo configuras en 0 días), asegúrate de estar alineado con el primer paso del plan, ya que se repetirá inmediatamente y lanzará el primer paso, según cómo esté configurado ese primer paso.

3. Utiliza el menú desplegable Número de Repeticiones para seleccionar cuántas veces deseas que se repita el plan.

• Puedes elegir entre 1 y 6 repeticiones, o seleccionar Ilimitado para que se repita continuamente.

4. Haz clic en Agregar Repetición, en la parte inferior derecha de la página.

5. Si deseas editar/eliminar la configuración de repetición, puedes hacerlo de las siguientes maneras:

• Pasa el cursor sobre la tarjeta de Repetición y haz clic en el ícono de Eliminar, .
• Haz clic en la tarjeta de Repetición, realiza las ediciones necesarias y luego haz clic en Guardar Cambios.

 

Guardar el SmartPlan

1. Una vez que estés listo, haz clic en Guardar Plan, en la parte superior derecha de la página.

• Puedes editar el Nombre del SmartPlan antes de guardarlo, en la parte superior derecha de la página.