Configurar firma en persona para un sobre de DocuSign

Cuando uses DocuSign con Command, generalmente usamos DocuSign Rooms, que no admite firmas en persona. Dicho esto, tenemos una forma para que puedas configurar esto, donde puedes crear el Sobre de DocuSign en tu Sala, guardar el Sobre, y luego hacer la firma en persona a través de la sección de firma electrónica del sistema de DocuSign.

Para aprender cómo configurar la firma en persona para un Sobre de DocuSign, sigue los pasos a continuación:

Acceso

1. En la Oportunidad, accede a la Sala de DocuSign donde crearás el Sobre.

• Haz clic aquí para aprender cómo acceder a la sala de DocuSign para una Oportunidad.

 
2. Agrega todos los formularios requeridos a la pestaña de Documentos de la Sala de DocuSign.

• Haz clic aquí para aprender cómo agregar formularios/documentos a una Sala de DocuSign.

3. Desde la pestaña de Documentos, selecciona el/los formulario(s) que deseas que se completen y firmen, luego haz clic en el ícono Crear Sobre, .

• Marca la casilla en la parte superior izquierda de un formulario para seleccionarlo. Puedes seleccionar cualquier cantidad de formularios de esta manera.

4. Aparecerá un pop-up con una lista de todos los roles posibles detectados en los formularios seleccionados. Selecciona el/los rol(es) del destinatario que necesitarán ser agregados al Sobre, luego haz clic en Continuar.

Agregar Documentos al Sobre

1. Los formularios seleccionados aparecerán en la parte superior del Sobre. Desde aquí, puedes hacer clic en los tres puntos, en la parte inferior derecha de cualquier documento agregado, y verás opciones para gestionar ese documento:

• Establecer como Suplemento - puedes usar documentos suplementarios para proporcionar información adicional a los destinatarios que no requiere firma, como divulgaciones legales o términos y condiciones.
• Aplicar Plantillas - si has configurado una plantilla para este documento específico, puedes encontrarla y aplicarla aquí. Consulta la nota a continuación para obtener más información.
• Reemplazar - esto te permite buscar en tu dispositivo un documento diferente para reemplazarlo. Si necesitas reemplazarlo con un documento de una fuente diferente, elimina este documento y utiliza el flujo de trabajo a continuación para agregar uno nuevo.
• Descargar Documento - esto desencadena una descarga a tu dispositivo con una versión en PDF de este documento.
• Renombrar Documento - esto te permite cambiar el nombre del documento. El original permanecerá en la pestaña de Documentos de la Sala, pero creará una versión en PDF separada de este documento, con el nuevo nombre, también guardado en la Sala.
• Eliminar Documento - esto te permite eliminar el documento del Sobre.
• Ver Documento - esto te permite ver el documento, con todos los Detalles de la Sala completados automáticamente.

2. También tienes opciones para agregar formularios o documentos adicionales:

• Agregar Documentos de la Sala - agrega un formulario o documento que ya ha sido agregado a la pestaña de Documentos de la Sala.
• Usar una Plantilla - si has configurado una plantilla para este documento específico, puedes encontrarla y aplicarla aquí. Consulta la nota a continuación para obtener más información.
• Subir - esto te da opciones para subir documentos desde tu dispositivo, Box, Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive.

Agregar Destinatarios al Sobre

Verás un destinatario agregado para cada rol que seleccionaste al crear el Sobre. Si agregaste o sincronizaste detalles para estos roles específicos en la pestaña Detalles de la Sala, su nombre y correo electrónico se autocompletarán aquí, y los detalles adicionales que agregaste se autocompletarán en los campos correspondientes de los documentos agregados al Sobre.

1. Si seleccionaste un rol al que no se le ha agregado información en la pestaña Detalles de la Sala, aparecerá en blanco en la lista de destinatarios. Desde aquí puedes hacer clic en el ícono de Contactos, , en el campo Nombre, donde tienes algunas opciones para asociar a alguien con este rol de destinatario:

• Participantes de la Sala - selecciona de una lista de personas agregadas a la Sala.
• Contactos de la Sala - selecciona de una lista de personas agregadas a roles en la pestaña Detalles de la Sala. Tienes la capacidad de guardar el Sobre para más tarde, agregar los detalles del rol, y luego regresar al Sobre para usar esta opción.
• Libreta de direcciones - selecciona de tu Libreta de direcciones de DocuSign.
• Directorio - selecciona del directorio de Asociados de KW que tienen cuentas de KW DocuSign.

2. Si necesitas agregar personas adicionales al Sobre, haz clic en Agregar destinatario en la parte inferior de la lista, y utiliza las opciones mostradas en el paso anterior para elegir a quién agregar.

• También tienes la capacidad de utilizar la función de Envío Masivo de DocuSign, que permite a los remitentes enviar fácilmente un documento estandarizado a muchos destinatarios a la vez a través de un proceso de importación de hojas de cálculo.

3. Para cada destinatario agregado, haz clic en Necesita firmar y selecciona Firmante en persona. Esto abre dos nuevos campos donde deberás ingresar el nombre y correo electrónico del anfitrión de la sesión de firma.

4. Si tu Sobre tiene más de un destinatario, puedes elegir establecer un orden de firma. El orden de firma te permite controlar el orden en el que tus destinatarios firman tus documentos durante el proceso de firma en persona.

• Utiliza la funcionalidad de arrastrar y soltar para hacer clic y mover a los destinatarios en el orden que desees, o edita el número junto a un destinatario, donde puedes agregar el mismo número de orden de firma a varios destinatarios para enrutamiento paralelo.

Mensaje a Todos los Destinatarios

1. En la parte inferior de la página, ingresa el Asunto del Correo Electrónico y el Mensaje de Correo Electrónico que se incluirán en la notificación por correo electrónico que se enviará a los destinatarios cuando sea su turno de actuar.

Hacer Ediciones Finales en los Campos de los Documentos

1. Una vez que hayas configurado los detalles del , tendrás la oportunidad de revisar los campos en cada formulario incluido, donde puedes agregar o editar campos según las necesidades de la transacción. Haz clic en Siguiente, en la parte superior derecha de la página.

2. Ahora verás los documentos que agregaste al , con todos los campos etiquetados. El último paso que tomarás será hacer cualquier edición final o adición a estos documentos. Las ediciones que realices en los documentos aquí no actualizarán los formularios en la Sala, son solo para este específico. 

3. Una vez que estés listo, en la parte superior derecha de la página tienes dos opciones para enviar el :

• Para enviar el de inmediato, haz clic en Enviar. El se enviará de inmediato y una vez que estos formularios hayan sido firmados, los verás en la lista de documentos de tu Sala con un estado de Firmado.
• Para programar el envío del para una fecha posterior, haz clic en la flecha hacia abajo junto al botón de Enviar y selecciona Enviar más tarde. Consulta el siguiente paso para continuar.

4. Si seleccionaste la opción de Enviar más tarde, aparecerá un pop-up donde puedes seleccionar la fecha y hora en que deseas que se envíe el . Una vez que se envíe y estos formularios hayan sido firmados, los verás en la lista de documentos de tu Sala con un estado de Firmado.

Firmar los formularios

1. Una vez que el anfitrión de la firma presiona Enviar, aparecerá una pantalla que muestra el flujo de trabajo del proceso de firma en persona. Una vez que haya revisado la lista, haga clic en Comenzar.

2. Aparecerá una pantalla pidiendo al anfitrión que pase el control de la sesión al primer firmante (que podría ser el anfitrión si se estableció a sí mismo como el primer firmante, en el orden de firma). Esa persona debe tomar el control del dispositivo y hacer clic en Continuar.

3. Este firmante deberá hacer clic para leer el Aviso de Registro y Firma Electrónica. Después de leerlo, el firmante deberá marcar la casilla para aceptar el aviso, luego hacer clic en Continuar.

4. Haga clic en Comenzar, en la parte superior izquierda del formulario.

5. Cuando alguien hace clic en su primera firma, DocuSign les pedirá que revisen su nombre, firma e iniciales. Pueden hacer cualquier edición a su nombre o iniciales. Haga clic en Adoptar y Firmar cuando haya terminado.

6. El firmante completará todos sus campos asignados. Una vez que haya completado todos sus campos asignados, hará clic en Finalizar, en la parte superior derecha de la página o en la parte inferior del formulario.

• Utilice la tecla Tab para moverse fácilmente de un campo a otro.

7. Aparecerá un modal, si este firmante desea recibir una copia del formulario firmado, puede ingresar su dirección de correo electrónico y hacer clic en Continuar. También pueden omitir este campo y simplemente hacer clic en Continuar, aunque entonces no recibirán una copia.

 
8. Aparecerá una pantalla mostrando el progreso de la firma. Haga clic en Firmar, en la parte superior izquierda de la página, para avanzar al siguiente firmante.

 
9. Repite los pasos 1-8 para cada firmante. Una vez que el sobre esté completado, aparecerá la página de proceso de firma completada. Aquí puedes hacer clic para descargar o imprimir el sobre completado. Una copia del sobre completado también se enviará por correo electrónico a todos los que optaron por recibirla. 

Las versiones completadas del sobre y los documentos también aparecerán en tu Sala de DocuSign, donde puedes incorporarlos a la Oportunidad.