¡ADVERTENCIA! Debe cumplir con la Ley de Protección al Consumidor de Telefonía (TCPA) y cualquier otra ley federal, estatal o local, incluidas las llamadas y mensajes B2B (de empresa a empresa). Nunca llame o envíe mensajes de texto a un número en ninguna lista de No Llamar, y no use un marcador automático, voz artificial o mensajes pregrabados sin el consentimiento adecuado. Para obtener más información sobre la TCPA y las leyes de No Llamar, visite https://www.kwconnect.com/page/industry-resource/dnc. Consulte a su abogado para garantizar su cumplimiento. Los mensajes de texto de SmartPlan se envían dentro de la ventana de 10 am a 7 pm CST. Si un agente intenta comenzar uno a las 8 pm, aunque parezca que el mensaje de texto debería enviarse de inmediato, puede retenerse y enviarse hasta el día siguiente entre las 10 am y las 2 pm CST. Los correos electrónicos no tienen restricción de tiempo y se envían cuando se ejecuta el paso de correo electrónico.

En Command, los Rainmakers y los miembros del equipo con un nivel de permiso Mejorado o Ilimitado ahora pueden crear SmartPlans de equipo. Al crear el SmartPlan de equipo, puede ser tan corto como un día o puede durar hasta un año. La creación de un SmartPlan de equipo es igual que la creación de un SmartPlan de agente único. Sin embargo, durante la creación del SmartPlan de equipo, el autor tendrá la oportunidad de designar o asignar roles de miembro del equipo a ciertos pasos del SmartPlan (llamadas telefónicas, mensajes de texto, tareas y correos electrónicos). Los Rainmakers y los miembros del equipo con un nivel de permiso Mejorado o Ilimitado también pueden designar agentes predeterminados para SmartPlans de equipo en la configuración de SmartPlans. Al crear un SmartPlan de equipo personalizado, hay varias acciones que puede realizar:  

• Agregar Días y Pasos
• Administrar el Cronograma del SmartPlan
• Editar un Paso
• Eliminar Días y Pasos
• Agregar una Repetición
• Guardar el SmartPlan
• Reglas de Autoagregado (Etiquetas de Contacto de Activación)
• Reglas de Autoeliminación

Además, ahora tenemos la capacidad de establecer la hora del día en la que queremos que se ejecuten los pasos, y un nuevo flujo de trabajo simple que facilita más que nunca ver exactamente cuánto tiempo dura el SmartPlan y qué día/hora se ejecutarán los pasos.

• En la configuración de Command, hay una página que le permite seleccionar la zona horaria en la que se encuentra su equipo. Esto garantiza que cuando cree la programación para su SmartPlan, sea precisa para su área local.
  • La zona horaria del sistema predeterminada es UTC-6:00 (CST) América/Chicago.

Para crear un SmartPlan de equipo personalizado:

Acceso

1. Inicia sesión en https://agent.kw.com con tus credenciales de inicio de sesión de KW.

2. Haz clic en tu nombre, en la parte superior derecha de la página, y asegúrate de que esté seleccionado tu equipo, no tu cuenta personal.

3. Haz clic en el ícono de SmartPlans, , en el lado izquierdo de la página de inicio.

4. Haz clic en Crear SmartPlan de Equipo, en la parte superior derecha de la página.

5. Ingresa el nombre de tu SmartPlan y haz clic en Crear Plan.

Agregar Días y Pasos

1. Encuentra dónde deseas agregar un nuevo Día, luego haz clic en + Agregar Día.

2. Cuando estés listo para agregar un paso, encuentra el paso en el lado izquierdo de la página, luego haz clic y arrástralo al día al que deseas agregarlo:

Hay 5 tipos de pasos que puedes agregar. Una vez que agregues el paso, deberás configurar y guardar ese paso, en el lado derecho de la página, antes de poder continuar:

• Crear Tarea
• Realizar una Llamada
• Enviar Correo Electrónico
• Enviar Mensaje de Texto
• Agregar a SmartPlan

 

Crear Tarea

1. Ingresa el Nombre de la Tarea, y selecciona si esta es una Tarea de Contacto utilizando la casilla de verificación.

• Tienes la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar Etiqueta de Fusión, debajo del campo de Nombre de la Tarea, lo que te permite tener información específica del contacto en el nombre de la tarea (por ejemplo, "Interacción Social con {contact.first.name} {contact.last.name}").

2. Ingresa una Descripción de la Tarea.

• Hay un límite de 3000 caracteres para las Descripciones de Tareas.
• Tienes la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar Etiqueta de Combinación, debajo del campo de Descripción, que te permite tener información específica del contacto en la descripción como nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc. (por ejemplo, "Contactar a {contact.first.name} al {contact.phone}").

3. A continuación, tienes la opción de ingresar un Hipervínculo y establecer el Nivel de Prioridad para la tarea.

• El campo de hipervínculo es útil si hay una página web que deseas compartir con un contacto durante una llamada telefónica, o tal vez estás estableciendo una tarea interna para ti mismo y deseas enlazar al recurso que necesitas mientras completas la tarea.
• El nivel de prioridad es una forma de organizar tus tareas, donde puedes utilizar filtros para ver lo que es más importante en ese momento.

4. En la Configuración de Comando de Equipo, puedes designar si deseas que pasos específicos de tareas de SmartPlan se asignen automáticamente al Rainmaker o al Asignado de contacto. Aquí, tienes la capacidad de desmarcar la casilla Asignar a Agente Designado, lo que te permitirá anular esa configuración utilizando el menú desplegable.

5. En el campo "¿Cuándo debe completarse la tarea?", selecciona cómo deseas que se maneje la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez que la tarea se genere, utiliza el menú desplegable para seleccionar cuándo debe vencer (desde el Mismo Día hasta 14 días) y luego selecciona a qué hora deseas que la tarea venza.

• De forma predeterminada, las tareas vencen a las 11:59 p. m. (Todo el día), pero puedes desmarcar la casilla Todo el día y ajustarla según sea necesario.

6. En el campo "¿Cuándo se debe crear la tarea?", selecciona la Hora del día en la que deseas que aparezca la tarea.

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más adelante, lo que podría ser más fácil.

6. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Realizar una llamada

1. Ingresa el Nombre de la tarea y selecciona si se trata de una Tarea de contacto utilizando la casilla de verificación.

• Tienes la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar etiqueta de combinación, debajo del campo de Nombre de la tarea, lo que te permite tener información específica del contacto en el nombre de la tarea (por ejemplo, "Interacción social con {contact.first.name} {contact.last.name}").

2. Ingresa una Descripción de la tarea.

• Hay un límite de 3000 caracteres para las Descripciones de tareas.
• Tienes la capacidad de utilizar el menú desplegable Agregar etiqueta de combinación, debajo del campo de Descripción, lo que te permite tener información específica del contacto en la descripción como nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc. (por ejemplo, "Contactar a {contact.first.name} en {contact.phone}").

3. A continuación, tienes la opción de ingresar un Hipervínculo y establecer el Nivel de prioridad para la tarea.

html

• El campo de hipervínculo es útil si hay una página web que desea compartir con un contacto durante una llamada telefónica, o tal vez está configurando una tarea interna para usted y desea vincular al recurso que necesita mientras completa la tarea.
• El nivel de prioridad es una forma de organizar sus tareas, donde puede utilizar filtros para ver lo que es más importante en ese momento.

4. En la Configuración de Comando de Equipo, puede designar si desea que pasos de tareas específicas de SmartPlan se asignen automáticamente al Rainmaker o al asignatario de contacto. Aquí, tiene la capacidad de desmarcar la casilla Asignar a Agente Designado, lo que le permitirá anular esa configuración utilizando el menú desplegable.

5. En el campo "¿Cuándo debe completarse la tarea?", seleccione cómo desea que se maneje la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez que la tarea se genere, use el menú desplegable para seleccionar cuándo debe vencer (desde el Mismo Día hasta 14 días) y luego seleccione a qué hora debe vencer la tarea.

• De forma predeterminada, las tareas vencen a las 11:59 PM (Todo el Día), pero puede desmarcar la casilla Todo el Día y ajustar esto según sea necesario.

html

6. En el campo "¿Cuándo se debe crear la tarea?", selecciona la Hora del día en la que deseas que la tarea se complete.

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo cual podría ser más fácil.

6. Haz clic en Agregar Paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Enviar Correo Electrónico

Los SmartPlans utilizan Correo Electrónico de Command para enviar correos electrónicos automáticamente. Este servicio de correo electrónico es gratuito, hasta 5000 correos electrónicos al mes, pero se puede ampliar por un costo. Si alcanzas tu límite de Correo Electrónico de Command y actualizas tu Suscripción de Correo Electrónico de Command en medio de un correo electrónico de SmartPlan, cualquier correo electrónico que debía activarse pero falló no se volverá a intentar. El fallo se registrará en la Línea de Tiempo del Contacto y el SmartPlan pasará al siguiente paso.

1. Al crear un paso de correo electrónico, verás dos tipos de correo electrónico: Simple o Diseños. Selecciona el tipo de correo electrónico que deseas enviar, ingresa un asunto y luego ingresa o selecciona el cuerpo del correo electrónico.

• Simple - con esta opción, simplemente escribirás tu mensaje de correo electrónico y tendrás algunas herramientas de formato básicas disponibles, así como la capacidad de usar Etiquetas de Combinación y crear Hipervínculos.
• Diseños - con esta opción, podrás seleccionar una plantilla de Diseños de Equipo y editarla desde el editor de SmartPlan. Una vez que hayas terminado de editar, cierra la plantilla (usando la X en la parte superior derecha de la página) y verás que el correo electrónico se carga en el paso de SmartPlan.
  • Aprende cómo usar el editor de correo electrónico de Command.

2. En la Configuración de Comando de Equipo, puedes designar si deseas que pasos de correo electrónico específicos de SmartPlan se envíen automáticamente desde Rainmaker o el Asignado de contacto. Aquí, tienes la capacidad de desmarcar la casilla Asignar a Agente Designado, lo que te permitirá anular esa configuración utilizando el menú desplegable.

• Quien sea designado en el paso SmartPlan, ya sea el Asignado de Contacto o el Rainmaker, es cuyos créditos de Correo de Comando se utilizan para enviar ese correo específico.

3. En el campo "¿Cuándo se debe enviar el correo?", selecciona la Hora del Día en la que deseas que se envíe el correo (Cualquier Hora, Madrugada, Mañana, Tarde, Noche).

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo cual podría ser más fácil.

3. Haz clic en Agregar Paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Enviar Mensaje de Texto

1. Elige enviar un mensaje de texto automatizado desde tu SmartPlan, utilizando Twilio, o crear una tarea de texto.

• Si eliges crear una tarea de texto, el flujo de trabajo será el mismo que en la sección de Llamadas anterior.

2. Si eliges enviar un mensaje de texto automatizado, utilizando Twilio, selecciona si deseas usar un Tipo de Texto Estático o Dinámico, luego ingresa el Contenido del Texto.

• Estático - con esta opción, puedes establecer un mensaje de texto que se enviará en este paso, el cual se repetirá si el SmartPlan se repite.
• Dinámico - con esta opción, puedes agregar varios mensajes de texto para el mismo paso. Cada vez que se repita el SmartPlan, enviará un mensaje de texto diferente a tu contacto cuando se active este paso.

3. En la Configuración de Comando de Equipo, puedes designar si deseas que pasos específicos de Texto de SmartPlan se envíen automáticamente desde el Rainmaker o el Asignado de Contacto (o para asignar la Tarea de Texto). Aquí, tienes la capacidad de desmarcar la casilla Asignar a Agente Designado, lo que te permitirá anular esa configuración utilizando el menú desplegable.

• Quien sea designado en el paso SmartPlan, ya sea el Asignado de Contacto o el Rainmaker, es cuyos créditos de Twilio se utilizan para enviar ese texto específico.

4. En el campo "¿Cuándo se debe enviar el texto?", selecciona la Hora del día en la que deseas enviar el texto (Cualquier hora, Mañana, Tarde, Noche).

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo que podría ser más fácil.

4. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Agregar a SmartPlan

1. Utiliza el menú desplegable "Agregar a" para seleccionar el SmartPlan existente al que deseas agregar el contacto en este paso.

2. En el campo "¿Cuándo se debe agregar el contacto al SmartPlan?", selecciona la Hora del día en la que deseas que se realice esta acción (Cualquier hora, Madrugada, Mañana, Tarde, Noche).

• También puedes usar el menú desplegable de Día para mover el paso a un día diferente, pero también tienes la capacidad de arrastrar y soltar el paso más tarde, lo que podría ser más fácil.

3. Haz clic en Agregar paso, en la parte inferior derecha de la página.

 

Administrar el horario de SmartPlan

1. Una vez que hayas agregado un paso a un día, puedes hacer clic en la tarjeta del Día para realizar algunas acciones:

• En la parte superior izquierda de la tarjeta, verás los ajustes de retraso para ese día. Haz clic para seleccionar cuántos días deben transcurrir, después del paso anterior, antes de que este día se active. Una vez que realices un cambio, verás que el Número del Día cambia para reflejar el nuevo horario. 
  
  
• Puedes hacer clic en Agregar paso, en la parte inferior izquierda de la tarjeta, para agregar otro paso a ese día. 
  • Asegúrate de que los ajustes de Hora del día se alineen correctamente. Verás un error si un paso con una configuración de Hora del día posterior se establece antes que un paso con una configuración de Hora del día anterior.
    
    
• Dentro de la tarjeta del Día, puedes hacer clic y arrastrar los pasos para reordenarlos, para ese día.

 

Editar un Paso

1. Para editar un paso, encuentra y haz clic en el paso que deseas editar, luego haz clic en el ícono de Editar, , en la parte superior derecha de la página.

2. Realiza los cambios, luego haz clic en Guardar Cambios, en la parte inferior derecha de la página.

 

Eliminar Días y Pasos

1. Para eliminar un paso, encuentra y haz clic en el paso que deseas eliminar, luego haz clic en el ícono de Eliminar, , en la parte superior derecha de la página.

2. Aparecerá una confirmación, haz clic en Eliminar.

3.  Para eliminar un día completo, encuentra y haz clic en la tarjeta del Día, luego haz clic en el ícono de Eliminar, , en la parte superior derecha de la página.

4. Aparecerá una confirmación, haz clic en Eliminar.

 

Agregar una Repetición (fin del SmartPlan)

Al final de un SmartPlan, tienes la opción de configurar el SmartPlan para repetirse, ya sea de 1 a 6 veces, o repetirse sin fin:

1. En la parte inferior del flujo de trabajo del SmartPlan, haz clic en Agregar Repetición.

2. En la parte superior del panel "Agregar Repetición", utiliza el campo Retraso para establecer la cantidad de días que deseas esperar antes de que el plan se repita, una vez que llegue al final del último paso.

• Puedes retrasar la repetición en cualquier lugar de 0 a 369 días.
• Si eliges no establecer un retraso (si lo estableces en 0 días), asegúrate de estar alineado con el primer paso del plan, ya que se repetirá inmediatamente y lanzará el primer paso, según cómo esté configurado ese primer paso.

3. Utiliza el menú desplegable Número de repeticiones para seleccionar cuántas veces deseas que se repita el plan.

• Puedes elegir entre 1 y 6 repeticiones, o seleccionar Ilimitado para que se repita continuamente.

4. Haz clic en Agregar Repetición, en la parte inferior derecha de la página.

5. Si deseas editar/eliminar la configuración de repetición, puedes hacerlo de las siguientes maneras:

• Pasa el cursor sobre la tarjeta de Repetición y haz clic en el ícono de Eliminar, .
• Haz clic en la tarjeta de Repetición, realiza las ediciones necesarias y luego haz clic en Guardar Cambios.

 

Guardar el SmartPlan

1. Una vez que estés listo, haz clic en Guardar Plan, en la parte superior derecha de la página.

• Puedes editar el Nombre del SmartPlan antes de guardarlo, en la parte superior derecha de la página.

Una vez guardado, puedes comenzar a tomar acciones en este SmartPlan:

• Aprende cómo agregar leads/contactos a SmartPlans de equipo
• Aprende cómo editar un SmartPlan de equipo activo o editar un SmartPlan de equipo inactivo
• Aprende cómo eliminar o darse de baja de leads/contactos de un SmartPlan de equipo
  
  

Reglas de Auto-Agregado (Etiquetas de Activación de Contactos)

Una vez que guardas un SmartPlan por primera vez, tienes la capacidad de agregar Etiquetas de Activación de Contactos. Una vez guardado, cualquier lead/contacto al que le agregues esa etiqueta, en adelante, se agregará automáticamente al SmartPlan.

html

• Debes agregar al menos un paso y guardar antes de poder agregar desencadenantes.
• Este es un desencadenante "hacia adelante", lo que significa que si un cliente potencial/contacto ya tiene la etiqueta, no se agregará automáticamente al SmartPlan.
• Puedes agregar hasta 10 desencadenantes de etiqueta de contacto a un SmartPlan.
• Esto es solo para agregar personas a un SmartPlan. Hay reglas de eliminación que puedes seleccionar, pero no están basadas en etiquetas (ver la sección a continuación).
• Si editas una etiqueta en tu Configuración de Command, ese desencadenante de etiqueta se actualizará automáticamente en SmartPlans.
• Eliminar una etiqueta en Configuración también eliminará automáticamente el desencadenante del SmartPlan.
• Publicar un SmartPlan en la Biblioteca Compartida eliminará todos los desencadenantes de etiqueta de contacto de la versión publicada del SmartPlan (pero no de tu copia).

1. En la sección de Reglas de Autoagregar/Quitar, en la esquina inferior derecha de la pantalla de edición (debajo de donde dice "Agregar contacto cuando esté etiquetado"), haz clic en Agregar desencadenantes de etiqueta, luego selecciona las etiquetas que deseas que sean un desencadenante y haz clic en Agregar desencadenantes.

2. Una vez que hayas agregado etiquetas aquí, puedes hacer clic en Editar, a la derecha de donde dice "Agregar contacto cuando esté etiquetado", hacer cambios en las etiquetas seleccionadas y hacer clic en Aplicar cambios.

3. Asegúrate de guardar el plan, una vez que finalices los Desencadenantes de Etiqueta de Contacto que deseas agregar.

Reglas de Autoeliminación

Además de las Reglas de Autoagregar, tienes la capacidad de establecer condiciones para que los contactos sean eliminados automáticamente del SmartPlan. Estas condiciones se basan en si el contacto responde a la comunicación (mensajes de texto o correos electrónicos) que se envían automáticamente desde el SmartPlan.

• Estas Reglas de Eliminación solo tendrán efecto si el Contacto responde a la comunicación del SmartPlan a través de correo electrónico o mensaje de texto; recibir un mensaje de texto o correo electrónico del Contacto, de forma única, no activará la eliminación.
• No recibirás una notificación sobre un contacto eliminado de un SmartPlan de esta manera, pero verás la notificación por la respuesta real. La mejor práctica es hacer clic para ver los detalles/cronología del contacto cuando te respondan. Verás el evento de la cronología por la respuesta y la eliminación del plan, donde luego puedes tomar medidas desde allí.
• Publicar un SmartPlan en la Biblioteca Compartida eliminará todas las Reglas de Eliminación de la versión publicada del SmartPlan (pero no de tu copia).

1. En la sección de Reglas de Autoagregar/Quitar, en la esquina inferior derecha de la pantalla de edición (debajo de donde dice "Eliminar contacto cuando"), selecciona la(s) casilla(s) para todas las condiciones que deseas aplicar a la sección de Reglas de Eliminación:

• El contacto responde a un correo electrónico de este SmartPlan
• El contacto responde a un mensaje de texto automatizado (Twilio) de este SmartPlan

2. Asegúrate de guardar el plan, una vez que hayas hecho tu selección.

Cuando alguien responde a un correo electrónico o mensaje de texto (y tienes eso seleccionado como una Regla de Eliminación), no recibirás una notificación sobre la eliminación, pero sí recibirás una notificación sobre la respuesta. Haz clic en la notificación para acceder a la línea de tiempo del contacto:

Una vez en la línea de tiempo, verás el correo electrónico recibido y la eliminación del SmartPlan. Desde aquí puedes hacer clic para CREAR una Oportunidad, agregar a otro SmartPlan, o cualquier otra acción que necesites tomar ahora que no están en ese SmartPlan.