Configurar una sincronización de contactos/principal de nación de API con Command

Keller Williams se ha asociado con API Nation para proporcionar una solución para sincronizar contactos entre Command y otros sistemas de terceros como Google/iCloud Contacts, Constant Contact, Mailchimp, y más. El proceso comienza con un usuario comprando una suscripción de sincronización de API Nation desde el Marketplace de KW. Una vez hecho esto, el usuario puede comenzar a crear sincronizaciones personalizadas para ese sistema específico y comenzar a traer contactos a Command y viceversa.

Para configurar una sincronización de leads/contactos de API Nation con Command:

Acceso

1. Inicia sesión en https://agent.kw.com con tus credenciales de inicio de sesión de KW.

2. Haz clic en el ícono del Marketplace, , en la parte superior de la página.

3. En la parte superior derecha de la página, haz clic en Mis aplicaciones.

4. Verás una lista de tus suscripciones activas en el Marketplace, haz clic en la suscripción de API Nation para la cual deseas configurar una sincronización.

5. Elige la cuenta con la que deseas sincronizar con Command. 

• Si esta es tu primera sincronización para esta aplicación con Command, se te pedirá que ingreses tus credenciales de inicio de sesión para esa aplicación. En algunos casos (como con Realtor.com, Real Geeks, etc.), hay un flujo de trabajo especial para conectar la cuenta con API Nation. En estos casos, verás enlaces a instrucciones sobre cómo conectar.
• Si ya has configurado una sincronización para esta aplicación con Command, tienes la opción de usar la cuenta que ya conectaste anteriormente (las credenciales de inicio de sesión se guardan en el sistema), o puedes elegir sincronizar con una cuenta totalmente diferente (entonces se te pedirá que ingreses las credenciales de inicio de sesión o sigas el proceso de conexión).

Revisar Configuraciones Iniciales

Antes de comenzar la sincronización, hay algunas opciones iniciales de las que debes ser consciente. Las configuraciones generalmente determinarán qué deseas sincronizar. Podrás pivotar en cualquiera de estas configuraciones, en la siguiente sección, antes de comenzar a sincronizar contactos.

1. En primer lugar, verás una sección para la cuenta de KW Command con la que vas a sincronizar la aplicación. Estas configuraciones tienen que ver con la sincronización inicial al enviar contactos de Command a la aplicación en cuestión.

Sincronizar Todos los Contactos en la Primera Ejecución

• Si marcas esta casilla - todos tus contactos de Command se sincronizarán con la aplicación en cuestión. Una vez que se complete la sincronización inicial, API Nation buscará nuevos contactos o contactos actualizados para sincronizar en el futuro.
• Si dejas esta casilla desmarcada - API Nation solo buscará nuevos contactos o contactos actualizados en el futuro. No sincronizará toda tu base de datos de Command con la aplicación en cuestión.

No Sobrescribir Información en los Campos de KW Command. Solo Agregar Información en Campos en Blanco.

• Si marcas esta casilla - si un contacto ya existe en ambos sistemas, pero tiene información diferente en campos coincidentes, API Nation no reemplazará ninguna información existente en Command. API Nation solo buscará campos en blanco, en Command, para completar con la información del contacto.
• Si dejas esta casilla desmarcada - si un contacto ya existe en ambos sistemas, pero tiene información diferente en campos coincidentes, la información en la aplicación de terceros reemplazará la información en Command.

2. A continuación, verás la cuenta de terceros con la que vas a sincronizar con Command. Las siguientes configuraciones tienen que ver con la sincronización inicial al enviar contactos de esa aplicación a Command:

Sincronizar Todos los Contactos en la Primera Ejecución

• Si marcas esta casilla - todos los contactos, en la aplicación de terceros, se sincronizarán con Command. Una vez que se complete la sincronización inicial, API Nation buscará nuevos contactos o contactos actualizados para sincronizar en el futuro.
• Si dejas esta casilla sin marcar - API Nation solo buscará nuevos contactos o contactos actualizados en el futuro. No sincronizará toda tu base de datos de terceros con Command.

No sobrescribir información en los campos de [aplicación de terceros]. Solo agregar información en campos en blanco.

• Si marcas esta casilla - si un contacto ya existe en ambos sistemas, pero tiene información diferente en campos coincidentes, API Nation no reemplazará ninguna información existente en la aplicación de terceros. API Nation solo buscará campos en blanco en la aplicación de terceros para completar con datos de Command.
• Si dejas esta casilla sin marcar - si un contacto ya existe en ambos sistemas, pero tiene información diferente en campos coincidentes, la información en Command reemplazará la información en la aplicación de terceros.

3. A continuación verás opciones que determinan en qué dirección(es) deseas sincronizar los contactos. Marca la casilla para las sincronizaciones que deseas crear:

• Si marcas ambas casillas - el sistema creará dos sincronizaciones separadas en API Nation, una en cada dirección.
• Si solo marcas una casilla - el sistema solo creará una sincronización, en la dirección que indiques.

4. En la parte inferior de la página, marca la casilla etiquetada "No estoy utilizando ninguna otra sincronización de contactos (Piesync, etc.)." Haz clic en Continuar.

• Recomendamos encarecidamente desactivar cualquier otra integración que tengas entre estas dos aplicaciones para evitar duplicados y otros escenarios impredecibles con integraciones fuera de API Nation.

Configurar e Iniciar Sincronizaciones

Ahora necesitamos configurar cada sincronización que se creó en la sección anterior. Asegúrate de verificar la configuración y el mapeo de campos antes de activar la sincronización:

1. Por defecto, llegarás a la página Mis Sincronizaciones en API Nation. Haz clic en Configurar en la sincronización que deseas configurar.

2. En el encabezado de la sincronización, Ignora el botón Activar sincronización, en la parte superior de la página, por el momento. Haz clic en el título de la sincronización para realizar cualquier edición. Ten en cuenta que puedes crear varias sincronizaciones para la misma aplicación, así que sé intencional con el título de la sincronización.

3. En esta primera sección, verás la configuración inicial (específica de la sincronización que estás viendo) que detallamos en la sección anterior. Aquí, puedes realizar los cambios que necesites antes de iniciar la sincronización.

Filtros

1. En la sección de filtros, puedes establecer reglas sobre qué contactos deseas sincronizar o no sincronizar. Selecciona un campo (estos variarán según la aplicación con la que estés sincronizando), luego selecciona una declaración de calificación y un valor (si la declaración de calificación necesita un valor). En el GIF a continuación, damos dos posibles ejemplos de esto, aunque hay muchas estrategias que puedes utilizar con estos filtros:

• Teléfono principal (campo), no está vacío (declaración de calificación) - si un contacto no tiene un número de teléfono principal, no se sincronizará.
• Etiquetas (campo), es igual a (declaración de calificación), Compradores de Austin (valor) - solo sincroniza contactos que tengan aplicada la etiqueta de Compradores de Austin.

2. Haz clic en Modo Avanzado para agregar filtros adicionales. Una vez hecho clic, verás dos opciones para agregar filtros adicionales:

Crear regla - esto crea una regla "o". Cada filtro crea un límite en lo que realmente se sincronizará. Agregar una regla "o" abre un poco los criterios y crea una situación donde más contactos se sincronizarán. En la captura de pantalla a continuación, el filtro original limitaba los contactos a sincronizar a aquellos que tienen un número de teléfono principal. Esta regla "o" adicional dice que el contacto debe tener un número de teléfono principal o una dirección de correo electrónico principal, para sincronizarse.

Crear filtro - esto crea un filtro "y". Agregar un filtro "y" ajusta los criterios y crea una situación donde los contactos deben cumplir con más de un criterio para sincronizarse. En la captura de pantalla a continuación, el filtro original limitaba los contactos a sincronizar a aquellos que tienen un número de teléfono principal. Este filtro "y" adicional dice que el contacto debe tener un número de teléfono principal y una dirección de correo electrónico principal, para sincronizarse.

Combinar reglas y filtros - si vas a usar tanto reglas (o) como filtros (y) en la misma sincronización de contactos, es muy importante ser intencional sobre dónde agregas las reglas.

• En el GIF a continuación, si agrego la regla antes del filtro, se leerá como: El contacto debe tener (un número de teléfono principal O dirección 1) Y una dirección de correo electrónico principal, para sincronizarse.
• En el GIF a continuación, si agrego la regla después del filtro, se leerá como: El contacto debe tener un número de teléfono principal Y (una dirección de correo electrónico principal O dirección 1), para sincronizarse.

3. Haz clic en Guardar cuando hayas terminado.

Mapeo

En la sección de mapeo, verás los campos a los que tienes la capacidad de mapear. Cada uno tiene una casilla editable debajo, donde agregarás el campo correspondiente, del otro sistema, al que deseas mapearlo. Para muchos de estos campos, verás el campo correspondiente ya agregado y mapeado.

• El ejemplo que usamos a continuación muestra la sincronización de Google Contacts a Command, donde verás los campos de Command listados, con el equivalente de Google Contacts en la casilla editable debajo.

 
1. Para los campos vacíos que deseas mapear, haz clic en el signo más, a la derecha de la casilla editable, y elige el campo correspondiente del sistema del que deseas extraer contactos.

2. También puedes agregar varios campos de mapeo de esta manera. La mayoría de los campos solo aceptarán un campo de mapeo, pero puedes agregar varios campos de mapeo y establecer un orden de prioridad para asegurarte de que no haya lagunas. Agrega varios campos de mapeo, luego haz clic en el ícono de Opciones de Campos, , a la derecha del cuadro editable, y elige Prioridad de Campo en el pequeño menú desplegable que aparece. Aparecerá una nueva sección donde puedes arrastrar y soltar los campos de mapeo que has agregado, en el orden de prioridad en el que deseas que los datos se sincronicen. En un campo que solo acepta un campo de mapeo, si el primer campo de mapeo está vacío, se usará el siguiente en la lista para completar el campo receptor.

• En el ejemplo a continuación, agregamos campos de mapeo secundarios de "correo electrónico personal" y "correo electrónico laboral", y luego establecemos el orden de prioridad. Si un contacto en Google no tiene una dirección de correo electrónico principal, el "correo electrónico personal" y luego el "correo electrónico laboral" del contacto se completarán en Command en su lugar.

3. Los números de teléfono tienen opciones de formato. Haz clic en el ícono de Opciones de Campos, , a la derecha del cuadro editable, y elige Formato de Teléfono en el pequeño menú desplegable que aparece. Luego puedes elegir el formato en el que se sincronizarán los números de teléfono.

4. Estos campos te permiten escribir manualmente un valor que deseas aplicar a cada contacto que se sincroniza. El mejor ejemplo de esto es el campo de Etiquetas, al mapear a Command, donde en muchos casos no hay un campo correspondiente al que mapear y donde es posible que desees sincronizar varias etiquetas. Puedes agregar varias etiquetas, separadas por comas, y cada una se sincronizará en Command como etiquetas separadas.

Activar Sincronización

Cuando estés listo para comenzar a sincronizar contactos, desplázate hasta la parte superior de la página y haz clic en el botón Activar Sincronización.